Teams Premium: Bättre möten och säkerhet

Microsoft meddelar att över 400 nya funktioner har lagts till i Teams under 2022, och fler funktioner väntas under 2023. För att inte höja priset för alla användare har Microsoft skapat en ny licens, Teams Premium, där vissa av de nya funktionerna ingår. Just nu kostar licensen cirka 105 kr/månad/användare, men priset kan vara lägre om man tecknar ett längre avtal.

Vissa av funktionerna som flyttar in i Teams Premium finns redan idag och Microsoft ger oss en 60 dagars period från att Teams Premium annonserades till att funktionerna bara finns tillgängliga för Premium-användare, det betyder att från början av april bör vissa funktioner försvinna från Standard-användare.

Vi lät två av våra experter djupdyka i vad som ingår i Teams Premium licensen. Vår Teams expert Linus Cansby har fokuserat på de nya mötesfunktionerna och vår Compliance expert Juha Nikumaa har tittat på det utifrån informationsäkerhet.

Teams Premium mötesfunktioner

Branding av Teams-möten

Alla Teams-möten har samma standardutseende när man ansluter till dem, oavsett vilket företag användaren som skapat mötet kommer ifrån, med Teams Premium-licensen kan man nu skapa möten som är anpassade för företagets varumärke. Administratören kan skapa en "Meeting customization"-policy som kopplas till användare som ska ha sitt möte anpassat. Det går att skapa flera policys, men man kan bara koppla en policy per användare. I policyn ställer man in vilken logotyp som ska användas, vilken bakgrundsbild och vilken färg som ska användas för knappar och detaljer i mötet.

När man ansluter till ett möte skapat av en användare med Teams Premium-licens hos Exobe kan det se det ut så här. Men organisatören kan också stänga av ” Meeting Theme” i mötesinställningarna innan mötet startar, om man vill ha ett neutralt utseende. Endast organisatören behöver ha en Premium-licens för att utseendet på mötet ska ändras.

Tillsammans med Premium-licensen finns det också möjlighet att skicka ut bakgrundsbilder som användare ska kunna använda i sina möten. Denna möjlighet har varit tillgänglig för alla men kommer nu begränsas och bara vara tillgänglig för de användare som har en Premium-licens eller licensen Advanced Communication. Om ni använder denna funktion idag räkna med att den försvinner efter mars, enligt vad Microsoft annonserat.

En annan sak som flyttas över till Teams Premium är möjligheten att skapa egna scener för Tillsammans läge (Together mode), där det tidigare har varit möjligt att skapa egna scener som användare i organisationen har fått använda. Användarna behöver nu premium licensen för att kunna nyttja desssa.

Mötes-mallar

Antalet inställningar användare kan göra för möten börjar bli väldigt lång, kanske för lång ibland. För att göra det enklare för användaren så har kan administratören skapa mallar för möten där vissa inställningar är förinställda. Till exempel kan man skapa en mall för Publika föredrag där automatisk inspelning är påslaget, mikrofonen avstängd för alla som är deltagare och delat material alltid har en vattenstämpel. När användaren sedan väljer denna mall för sitt möte, så kommer alla inställningar sättas automatiskt. Det går att välja om inställningen ska vara låst, användaren kan inte ändra, eller olåst så att användaren kan ändra själv. Det är användaren som ska använda mallen som behöver Premium-licensen.

Virtuella mötesbokningar

Detta är en funktion för dig som vill sätta upp så att kunder kan boka virtuella möten med dig och dina kollegor, ni möter sedan kunden i ett Teams-möte. Funktionen är tillgänglig för alla användare med Microsoft 365 eller Office 365 licenser. Kunden kan ansluta till mötet med Teams-klient eller från sin webbläsare utan Teams-klient, det finns även kopplingar till Forms så att kunden kan fylla i ett formulär innan de ansluter till mötet. För de som vill ha extra funktioner så behöver Premium-licensen införskaffas.

Med Premium-licensen låser du upp så att din kund kommer att kunna få SMS-påminnelse. När kunden väntar på att ansluta till mötet kommer de vänta i ett virtuellt väntrum, detta kan med Premium-licens anpassas likt vanliga möten med logotyp, m.m. Efter mötet kan kunden få en undersökning skickat till sig automatiskt, en funktion som ska komma snart och möjliggör att du kan samla in information om vad kunden tyckte om mötet.

Det finns även så att ansvariga kan få en lista på alla förfrågningar som kommit på kunder över bokningar, de kan från denna listan hantera och se vilka kundmöten som pågår.

Från köhanteringen kommer agenten även kunna chatta med kunder som väntar i kö, eller när kunden har anslutit till mötet kan agenten skriva att de kommer att bli 5 minuter sena för tidigare möte drar över tiden.

Med Premium kommer ni även få mer information, rapporter och analyser om hur virtuella mötesbokningar används.

Webinar

Webinar-funktionen har funnits ett tag i Teams, men denna kan du sätta upp ett möte där du bjuder in deltagare via en anmälningssida istället för att skicka inbjudan till dem. Med Premium kommer nya Webinar-upplevelsen där t.ex. presentatörer kan mötas i ett virtuellt green room, där de kan kan prata om föreläsningen innan de går in i rummet där tittarna väntar, de har även tillgång till Q&A från tittarna och kan diskutera frågor med andra presentatörer som hänger i green room. Under presentationen kan organisatören hantera vilket material som tittarna ska se, så det blir lite mer likt Live Events som finns kvar i Teams. För registreringssidan finns det möjlighet att ställa in hur länge registreringen är öppen och det går även att ha en väntelista med manuell godkännande av deltagare. När deltagaren väl är registrerad kan du som organisatör använda automatiska påminnelser som skickas ut så att deltagarna inte missar ditt event.

Vi får även tillgång till RTMP-in, RTMP är ett protokoll som kan användas för att sända videoströmmar in till t.ex. ett möte från en annan plattform, så om du har en annan programvara som din sändning produceras i kan denna programvara skicka in sändningen via RTMP in i ditt Webinar i Teams.

En närliggande funktion är eCDN, ett funktion för att dela nätverks-utnyttjande mellan datorer som står på samma nätverk där användarna tittar på samma Live Events. Med Premium-licensen så får ni tillgång till Microsoft eCDN som gör att datorer som tittar på samma sändning skapar ett peer-to-peer-nätverk och delar videoströmmen mellan sig, istället för att belasta internet-förbindelsen. Denna teknik har funnits längre via Microsofts partners, och går fortfarande att köpa via partners, men nu går det även att köpa från Microsoft med Premium-licensen. Detta bygger på tekniken som Microsoft fick med när de köpte Peer5 under 2021.

Intelligent summering

Microsoft har skapat en funktion de kallar Intelligent recap som efter ditt möte summerar vad som sagts och skapar uppgifter. För att göra detta använder de GPT-3.5 OpenAI, som ni kanske känner igen från ChatGPT. Tidigare annonserade Microsoft ett samarbete med OpenAI, som de också är majoritetsägare i, och nu får vi se ett av de första spåren av detta samarbete. Mötet som spelas in med transkribering kommer att kunna sammanfattas med hjälp av AI. Till exempel kommer du kunna få automatiska mötesanteckningar, rekommenderade uppgifter som ska göras efter mötet och personliga noteringar som är mest intressanta för dig även om du missar mötet. Detta är funktioner som kommer att komma med Premium-licensen under Q2 2023.

Det som finns redan nu är möjligheten att ditt inspelade möte där du använt PowerPoint Live kommer att delas upp i kapitel baseras på vad som sägs i mötet. När du tittar på inspelningen efteråt kan du enkelt hoppa till den del i inspelningen som är intressant för dig.

Framöver kommer vi även få se talar-markeringar i inspelningen. Du kanske minns att det fanns i Stream förut – en markering när vem talade var i inspelningen. Du kommer även få se en markering i inspelningen från när du lämnade mötet, om du lämnade i förtid så att du enkelt kan hitta och titta klart på den delen av mötet som du inte vara med i.

En sak som alla kan använda sig av idag, som kommer flyttas in i Premium-licensen, är översättning av undertexter. I Teamsmöten kan användare aktivera undertexter. Dessa textar på samma språk som talas i mötet och hjälper till att följa med om du har svårt att höra vad andra säger eller om det är på ett språk du inte behärskar helt och behöver stöd med textning. Idag kan även alla aktivera översättning av undertextning, så om mötet är på engelska och du aktiverar undertextning på engelska, kan du välja att få dem översatt till t.ex. svenska. Denna översättningsfunktion flyttar nu över till Premium-licensen, men det räcker att den som skapar mötet har licensen för alla deltagare ska kunna nyttja funktionen.

Teams Premium & informationssäkerhet

Microsoft har nu implementerat förbättringar gällande informationssäkerhet i möten. Denna uppgradering innebär att användare nu kan delta i högkvalitativa möten med ytterligare förbättrade säkerhetsfunktioner med hjälp av bl.a. känslighetsetiketter, om detta är aktiverat i verksamheten. Etiketter som de flesta redan känner till och vet hur och varför man ska använda.

Teams kontroll

• Skyddade möten: Möjlighet att delta i möten med hög säkerhet och end-to-end kryptering för att skydda konfidentiella samtal. Dock ej Teams Live Events och Teams Webinars.
• Autentisering: Krav på autentisering för att säkerställa att endast auktoriserade användare kan delta i möten. Går att vitlista domäner om så önskas för organisationer som man litar på.
• Inspelning: Kontroll av inspelning för att skydda känsliga eller konfidentiella samtal och presentationer. Styra eller begränsa vilka som kan spela in mötet, alternativt om mötet automatiskt ska spelas in.
• Chatt: Kontroll över chatten, t.ex. om den ska vara aktiv och om det ska gå att kopiera information därifrån.
• Vattenstämpel: Precis som med känslighetsetiketter i andra Office applikationer så kan man nu även lägga på en vattenstämpel på presentationer eller video för att kunna spåra läckan om information läcker.

Outlook och Teams bokningar

Förutom att använda etiketter för att skydda själva mötet kan man även applicera etiketter på mötes- och kalenderbokningar. Bokningen kan då tex krypteras, begränsa vidarebefordran och en etikett kommer att synas för inbjudna och i och med detta signalera konfidentialiteten. Förhoppningsvis kommer man kunna “lysa upp” just etiketten då den är lite för diskret kan jag tycka.

Skillnader mot känslighetsetiketter i övriga Microsoft 365 applikationer och begränsningar

• Finns begränsningar för iOS och Android enheter att använda etiketter i kalenderbokningar och Teams-möten.
• Supporterade webbläsare för Teams är Edge och Chrome. Skulle dock gissa att Firefox-stöd kommer snart då MS lagt till Firefox i DLP-policies.
• Ingen auto labeling eller rekommendation via policy tips till användare baserat på innehåll i möten eller presentationer.
• Inget multi language stöd för etiketter.
• Vissa säkerhetsfunktioner och inställningar fungerar inte i osupporterade Teams klienter. Tex att förhindra ”copy to clipboard” är inte supporterat för bl.a. Safari och Firefox. Betyder det då att dom som loggar in i möten med dessa kringår policies? Här ser vi något som behöver testas och verifieras.
• Mötesbokningar som är krypterade kan ej visas på mobila enheter. I dessa fall syns bokningen i kalender men innehållet byts ut mot en länk och visas i webbläsare.
• Etiketter kan inte användas i Teams Live Events eller Teams Webinars.
• DKE eller S/MIME stöd saknas i etiketter för kalenderobjekt.

Dessa nya funktioner med Teams Premium gör Microsoft 365 till ett ännu säkrare och mer effektivt verktyg för skyddade möten, samt hjälper organisationer att uppfylla kraven på dataintegritet och informationssäkerhet. En viktig detalj som inte får glömmas är att användarna kommer behöva utbildning i hur dessa funktioner kan användas, samt råd om hur t.ex. möten ska klassas baserat på typ av innehåll.

Övriga länkar

Läs mer om hur vi kan hjälpa dig med Teams Premium

Säkrare samarbeten i Teams Premium

Mer om översättning och captions in Teams

Translate Live Captions — Lync.se

Use sensitivity labels to protect calendar items, Teams meetings, and chat
https://learn.microsoft.com/microsoft-365/compliance/sensitivity-labels-meetings?view=o365-worldwide&WT.mc_id=M365-MVP-5003742

Microsoft Teams Premium licensing
https://learn.microsoft.com/microsoftteams/teams-add-on-licensing/licensing-enhance-teams?WT.mc_id=M365-MVP-5003742

Microsoft Teams Premium: Cut costs and add AI-powered productivity | Microsoft 365 Blog

Introducing Advanced Virtual Appointments in Microsoft Teams Premium - Microsoft Community Hub

Delivering new webinar experiences with Microsoft Teams - Microsoft Community Hub