Integritetspolicy för Exobe AB

1. Inledning

Exobe AB hjälper organisationer att identifiera, implementera och optimera lösningar för en säker och modern digital arbetsplats. I denna integritetspolicy beskriver vi hur Exobe, i egenskap av personuppgiftsansvarig, behandlar dina personuppgifter när du är kund, potentiell kund, kontaktperson, användare av våra tjänster, leverantör, partner, deltagare i ett evenemang eller besökare på våra webbplatser och i våra lokaler.

Policyn gäller produkter och tjänster som Exobe tillhandahåller i Sverige. För behandling av personuppgifter inom employer branding och rekrytering gäller en separat integritetspolicy på Exobes karriärsida.

Vi behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 (GDPR), dataskyddslagen (2018:218) och annan tillämplig dataskyddslagstiftning. Du är inte skyldig att lämna personuppgifter till oss, men om nödvändiga uppgifter saknas kan vi i vissa fall inte ingå avtal med dig eller tillhandahålla en efterfrågad tjänst.

Policyn gäller inte tjänster eller webbplatser som tillhandahålls av andra företag, även om de nås via Exobes tjänster eller webbplatser. Sådana aktörer ansvarar för sin egen behandling av personuppgifter.

2. Begrepp

Personuppgift är varje upplysning som direkt eller indirekt kan kopplas till en identifierad eller identifierbar fysisk person.
Behandling är varje åtgärd som utförs med personuppgifter, exempelvis insamling, lagring, strukturering, användning, överföring och radering.
Kund avser en köpare, kontaktperson eller användare av våra tjänster. En kund som har avtal med Exobe ansvarar för att berörda kontaktpersoner och användare får information om denna policy.
Tjänst avser de produkter och tjänster som Exobe tillhandahåller.
Anonymiserade uppgifter är uppgifter som inte längre kan hänföras till en fysisk person. Sådana uppgifter omfattas inte av GDPR.

3. Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vi tillämpar principen om uppgiftsminimering och behandlar endast personuppgifter som är adekvata, relevanta och nödvändiga för respektive ändamål. Beroende på din relation till Exobe kan vi behandla följande kategorier:

Identitets- och kontaktuppgifter: namn, befattning, arbetsgivare, adress, telefonnummer, e-postadress, användarnamn, språk och behörighets- eller fullmaktsuppgifter.
Identifieringsuppgifter: födelsedatum eller personnummer när det är nödvändigt för säker identifiering, behörighetskontroll, kreditupplysning eller lagkrav.
Avtals- och ekonomiska uppgifter: avtal, beställningar, leveranser, fakturering, betalningar, bankuppgifter, kredituppföljning, reklamationer och inkasso.
Tjänste- och användningsuppgifter: uppgifter om användning av våra tjänster och portaler, licenser, konton, supportärenden, felrapportering, loggar, IP-adress, enhets- och webbläsarinformation samt säkerhetsrelaterade uppgifter.
Kommunikationsuppgifter: korrespondens med oss via e-post, telefon, formulär, möten och andra kundkanaler. Om samtal spelas in informerar vi om detta i anslutning till samtalet.
Webb- och cookieuppgifter: information som samlas in genom cookies och liknande tekniker, såsom besökta sidor, val och interaktioner.
Marknadsföringsuppgifter: intressen, prenumerationer, kampanjhistorik, svar på undersökningar samt samtycken och invändningar mot direktmarknadsföring.
Evenemangsuppgifter: anmälningar, deltagande, önskemål och, när det behövs och du uttryckligen samtycker, uppgift om specialkost eller andra anpassningsbehov.
Övriga uppgifter: information som du själv lämnar eller som vi samlar in med stöd av ditt samtycke.
Besöks- och säkerhetsuppgifter: besöksregistrering och passerloggar i våra lokaler.

4. Hur samlar vi in personuppgifter?

Vi samlar huvudsakligen in uppgifter direkt från dig eller från den organisation du företräder. Uppgifter kan också hämtas från våra tjänster och system, allmänt tillgängliga företagsregister, kreditupplysningsföretag, samarbetspartner, leverantörer samt genom cookies och liknande tekniker.

5. Ändamål och rättsliga grunder

5.1 Avtal och åtgärder före avtal

Vi behandlar personuppgifter när det är nödvändigt för att ingå eller fullgöra avtal, bland annat för att:

identifiera kunder, kontaktpersoner och användare,
hantera offerter, avtal, beställningar, leveranser och åtkomster,
tillhandahålla, administrera och supportera tjänster,
hantera fakturering, betalningar, reklamationer och garantiärenden,
kommunicera om tjänster, drift, förändringar och avtalsförhållandet, samt
genomföra nödvändig kreditprövning inför eller under ett avtalsförhållande.

Inför eller under ett avtalsförhållande kan vi göra en kreditprövning med stöd av uppgifter från kreditupplysningsföretag. Underlaget kan tas fram automatiskt, men det slutliga beslutet fattas alltid av en av våra medarbetare. Ett avslag kan innebära att vi inte kan ingå avtal med dig eller att vi kräver förskottsbetalning eller annan säkerhet.

5.2 Berättigat intresse

När behandlingen är nödvändig för Exobes eller en tredje parts berättigade intresse och detta intresse väger tyngre än den registrerades intressen och grundläggande rättigheter kan vi behandla personuppgifter för att:

driva, utveckla, analysera och kvalitetssäkra vår verksamhet, våra tjänster och våra leveransprocesser,
upprätthålla informationssäkerhet, felsöka, testa funktionalitet samt förebygga och utreda missbruk, bedrägerier och säkerhetsincidenter,
ta fram statistik, prognoser och kundanalyser, företrädesvis med aggregerade eller anonymiserade uppgifter,
hantera och utveckla kund- och affärsrelationer,
genomföra relevant direktmarknadsföring, kundnöjdhetsundersökningar och marknadsundersökningar,
anpassa information och erbjudanden till mottagarens yrkesmässiga intressen,
skydda personer, lokaler, utrustning och information genom besöksregistrering och passersystem,
utbilda medarbetare och förbättra kundservice och arbetssätt, samt
fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Vi gör en dokumenterad intresseavvägning när det krävs. Du har rätt att invända mot behandling som grundas på berättigat intresse och alltid rätt att invända mot direktmarknadsföring.

5.3 Rättslig förpliktelse

Vi behandlar personuppgifter när det krävs för att uppfylla rättsliga skyldigheter, exempelvis enligt bokförings-, skatte-, säkerhets- eller penningtvättslagstiftning samt vid lagligen grundade myndighetsbeslut.

5.4 Samtycke

När behandlingen baseras på samtycke får du information om ändamålet innan samtycket lämnas. Det kan exempelvis gälla icke-nödvändiga cookies, vissa marknadsföringsaktiviteter eller uppgifter om specialkost vid evenemang. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke. Återkallelsen påverkar inte lagligheten av behandling som skett före återkallelsen.

6. Cookies och liknande tekniker

Exobe använder nödvändiga cookies för att webbplatsen ska fungera och, efter ditt samtycke, cookies för statistik, analys och anpassat innehåll. Du kan när som helst ändra eller återkalla ditt samtycke via webbplatsens cookieinställningar. Mer information finns i Exobes cookiepolicy: https://exobe.com/cookiepolicy

7. Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Exobe arbetar systematiskt med informationssäkerhet och vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder utifrån behandlingens art, omfattning, sammanhang och risk. Åtgärderna kan omfatta behörighetsstyrning enligt principen om minsta privilegium, multifaktorautentisering, kryptering vid överföring och lagring, säkerhetskopiering, loggning, övervakning, incidenthantering, kontinuitetsplanering, leverantörskontroller och regelbunden utbildning.

Åtkomst till personuppgifter ges endast till personer som behöver uppgifterna för sina arbetsuppgifter. Våra skyddsåtgärder utvärderas och förbättras löpande.

8. Till vem lämnar vi personuppgifter?

Vi säljer inte dina personuppgifter. Vi kan dela dem när det är nödvändigt och lagligt med:

Bolag inom samma koncern för administration, säkerhet, affärsstöd och andra förenliga ändamål.
Personuppgiftsbiträden och underleverantörer som tillhandahåller exempelvis moln-, IT-, drift-, support-, ekonomi-, kommunikations-, marknadsförings- och evenemangstjänster. De får endast behandla uppgifter enligt våra dokumenterade instruktioner och bindande avtal.
Partner och tjänsteleverantörer när detta behövs för att leverera en avtalad tjänst eller på din begäran.
Myndigheter, domstolar och andra parter när utlämnande följer av lag, myndighetsbeslut eller är nödvändigt för rättsliga anspråk.
Parter i en företagstransaktion vid exempelvis fusion, omorganisation, finansiering, förvärv eller överlåtelse, med lämpliga sekretess- och skyddsåtgärder.
Andra mottagare när du har lämnat ett giltigt samtycke.

9. Överföring till länder utanför EU/EES

Vi eftersträvar att behandla personuppgifter inom EU/EES. Om en leverantör eller mottagare behandlar uppgifter i ett land utanför EU/EES säkerställer vi att överföringen har stöd i ett beslut om adekvat skyddsnivå eller omfattas av lämpliga skyddsåtgärder, exempelvis EU-kommissionens standardavtalsklausuler. Vid behov genomför vi en bedömning av överföringens risker och vidtar kompletterande tekniska, avtalsmässiga eller organisatoriska åtgärder. Du har rätt att få information om vilka skyddsåtgärder som tillämpas för en överföring och att på begäran ta del av en kopia av dessa. Kontakta oss via uppgifterna i avsnitt 14.

10. Hur länge lagrar vi personuppgifter?

Vi lagrar personuppgifter endast så länge de behövs för det ändamål de samlades in för eller så länge vi är skyldiga eller berättigade att bevara dem enligt lag. Därefter raderas eller anonymiseras uppgifterna på ett säkert sätt.

Uppgifter som behövs för att administrera ett avtal lagras under avtalsförhållandet och därefter så länge de behövs för bland annat betalning, reklamation, garanti eller andra åtaganden i avtalet. Uppgifter som kan behövas för att bevaka rättsliga anspråk kan bevaras till dess att preskription inträtt, som huvudregel tio år.
Bokföringsmaterial bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, enligt bokföringslagen.
Marknadsföringsuppgifter behandlas så länge det finns ett relevant affärsintresse, eller till dess att du invänder eller återkallar ett samtycke.
Support- och ärendeuppgifter sparas så länge de behövs för att hantera ärendet och för uppföljning av liknande ärenden.
Säkerhets- och logguppgifter sparas under den tid som behövs för felsökning, spårbarhet, säkerhet och utredning av incidenter, eller längre om lag kräver det.
Evenemangsuppgifter gallras efter genomfört evenemang när de inte längre behövs. Uppgifter om specialkost och liknande raderas kort därefter.

11. Dina rättigheter

Beroende på omständigheterna har du rätt att:

få information om och tillgång till de personuppgifter vi behandlar om dig,
begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter,
begära radering av personuppgifter,
begära att behandlingen begränsas,
invända mot behandling som grundas på berättigat intresse, inklusive profilering,
när som helst invända mot direktmarknadsföring,
få ut vissa uppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig,
återkalla ett samtycke, samt
inte bli föremål för ett beslut som enbart grundas på automatiserad behandling och som har rättsliga följder eller på liknande sätt påverkar dig betydande, med de undantag som följer av lag.

Rättigheterna är inte absoluta. Vi kan behöva behålla eller fortsätta behandla vissa uppgifter om det krävs enligt lag eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. För att skydda dina uppgifter kan vi behöva verifiera din identitet innan vi hanterar en begäran.

Om du anser att vår behandling strider mot dataskyddsreglerna har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) eller tillsynsmyndigheten i det land där du bor eller arbetar.

12. Exobe som personuppgiftsbiträde

När Exobe behandlar personuppgifter för en kunds räkning, exempelvis inom konsultuppdrag eller vid leverans av vissa moln- och SaaS-tjänster, agerar Exobe som personuppgiftsbiträde. Behandlingen regleras då av ett personuppgiftsbiträdesavtal och kundens dokumenterade instruktioner. Kunden är ansvarig för att det finns en rättslig grund och att de registrerade får nödvändig information.

13. Ändringar i policyn

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy när vår verksamhet, våra tjänster eller tillämpliga regler förändras. Den senaste versionen publiceras på Exobes webbplats. Vid väsentliga förändringar informerar vi på lämpligt sätt.

14. Kontaktuppgifter

Personuppgiftsansvarig
Exobe AB
Organisationsnummer: 556769-5605
Lästmakargatan 14
111 44 Stockholm
Telefon: +46 8 23 96 00
E-post: hello@exobe.com

För frågor om personuppgiftsbiträdesavtal kontaktar du i första hand din ordinarie kund- eller säljkontakt på Exobe. För frågor om denna policy, eller för att utöva dina rättigheter, kontaktar du oss på hello@exobe.com eller på adressen ovan. Ange gärna "Dataskydd" i ärendet. Vi besvarar en begäran utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad från det att vi tagit emot den. Om begäran är komplex kan tiden förlängas med högst två månader, och vi informerar dig i så fall om detta inom en månad.