Arbetsplatser och mötesrum
Hybridarbete är här för att stanna, men många organisationer kämpar med att anpassa sina fysiska arbetsplatser till det nya arbetssättet. Kontor står ofta halvtomma vissa dagar, samtidigt som mötesrummen är överfulla andra dagar. Medarbetare har svårt att veta var deras kollegor befinner sig och planera sina arbetsdagar för att möjliggöra stimulerande och produktiva möten, såväl digitalt som fysiskt.
Vi hjälper er att anpassa era arbetsplatser för hybridarbete
För att lyckas med hybridarbete behövs en genomtänkt strategi. De fysiska arbetsplatserna och mötesrummen ska utformas så att de stöder samarbete och det är viktigt att utnyttja teknikens möjligheter för att skapa effektiva och hållbara arbetssätt. Det handlar dock inte bara om teknik – det handlar om att skapa en arbetsmiljö där medarbetare kan samarbeta sömlöst oavsett var de befinner sig.
På Exobe hjälper vi din organisation att säkerställa att den fysiska arbetsplatsen är sömlöst integrerad med den digitala arbetsplatsen. Som exempel ska det inte vara någon skillnad i upplevelse att delta fysiskt eller digitalt i ett möte. Genom att kombinera insikter om hur era medarbetare arbetar med smart teknik och tydliga processer skapar vi arbetsplatser som stöder produktivitet och samarbete.
Våra erbjudanden
01
Kom igång med Microsoft Places
Microsoft Places synliggör faktisk närvaro, optimerar resursutnyttjande och ger beslutsunderlag för fastighetsfrågor, specifikt för M365. Detta paket ger en tretimmars workshop hos er, tillsammans med IT, Fm och HR.
Workshopen täcker följande områden:
1. Behovsanalys
2. Tekniska förutsättningar
3. Rum och skrivbord
4. System och hårdvara
5. Roller och ansvar
6. Namnstandard
7. Automatisk incheckning
8. Integritet och GDPR
9. Kartor och metadata
10. Service och faciliteter
11. KPI:er och analys
12. Licensöversikt
Efter workshopen lämnas en skriftlig rekommendation med nuläge, gap samt identifierade risker. Är Places optimalt eller finns det bättre alternativ? Här lämnas licensrådgivning och konkreta nästa steg med prioriteringsordning.
Fastpris: 18 000 SEK
02
Proof of Concept
Kontrollerat test i verklig drift (max två våningsplan/byggnader) där er IT sköter konfiguration och vi på Exobe agerar rådgivare. Vid önskemål kan vi även utföra hela konfigurationen (+30.000 kr).
1. Inventering, 1-2 v
- Kartläggning av ytor, rum och skrivbord
- Inventering av teknik, hårdvara och FM-system
- Workshops med IT, FM och HR
- Licenser, processeer och planritningar
Ger: Nuläge, målbild och aktivitetsplan
2. Genomförande, 2-3 v
- Namnstandard och planstruktur
- IMDF-kartor och metadata i Places
- BSSID-mappning och WiFI-incheckning
- Governance, rutiner och snabbguider
Ger: Konfigurationer, rutiner och guider
3. Utvärdering, 6-7 v
- Utvärderingsformulär och intervjuer
- KPI:er, beläggning och användardata
- Utrullningsplan för övriga siter
- Beslutsunderlag för full implementering
Ger: Rapport och utrullningsplan
Ansvarsområden:
IT – Teknik, Exchange, Entra, licenser ch nätverk.
FM – Lokaler, namnstandard, kartor och IWMS.
HR – Arbetssätt, personlig integritet och GDPR.
Option 1 – Teams Shared Space-licenser: 73,44 kr/lic/mån, ingen bindningstid.
Option 2 – Förändringsledning: offereras separate, rekommenderas vid 100+ användare.
Fastpris: 150 000 SEK
03
Navigera rätt i smart workplace-djungeln
Genomgång med IT, FM och HR av alla analysområden; behov, funktion, arkitektur, licenser och positionering av alternativ. Eftersom vi är oberoende baseras våra rekommendationer alltid på er situation, inte på partneravtal eller provisioner.
Under en halvdagsworkshop går vi igenom följande områden:
1. Behov och krav
2. Funktioner och hårdvara
3. Arkitektur och integrationer
4. Tekniska förutsättningar
5. Marknadspositionering
6. Licenser och prissättning
7. Samexistens och migration
8. IT+FM+HR-organisation
Efter workshopen lämnas en plattformsrekommendation med motivering, licensbild, kostnadsjämförelse och konkreta nästa steg för PoC eller utrullning.
Fastpris: 18 000 SEK
I priset ingår inte teknisk implementation. Konfiguration och projektstyrning hanteras i separata erbjudanden baserat på rapportens rekommendation.
04
Analys av mötesrum
Kom igång med arbetet att se över era befintliga mötesytor. Fungerar tekniken, är möbleringen rätt och känner alla sig trygga med systemen? Våra specialister guidar er genom nuläge, behov och framtida utmaningar för att förbättra mötesupplevelsen. Genom workshop och analys kartläggs användarkrav, befintliga system och framtida trender.
Arbetet sammanställs i en rapport med konkreta nästa steg och rekommendationer för att få bättre fungerande mötesrum.
Fastpris: 18 000 SEK
Hur jobbar vi tillsammans?
Vi använder oss av ADKAR-modellen, en effektiv metod för att hantera förändring på individnivå, vilket styr aktiviteter på organisationsnivå:
Medvetenhet: Vi kommunicerar tydligt och kontinuerligt om vad som kommer och varför.
Önskan: Vi skapar motivation och vilja att delta genom att visa de personliga och professionella fördelarna.
Kunskap: Vi erbjuder omfattande utbildning och stöd för att bygga upp den nödvändiga kompetensen.
Förmåga: Vi hjälper dig att utveckla de färdigheter som krävs för att lyckas med förändringen.
Förstärkning: Vi etablerar mekanismer för att säkerställa att förändringen håller över tid.
Vi är certifierad Leesman-partner
Leesman är världens största aktör när det kommer till att mäta och analysera hur väl arbetsplatser stödjer de anställdas arbete. Syftet är att hjälpa organisationer att förstå hur deras kontor och arbetsmiljö påverkar produktivitet, trivsel och prestation.
Vi på Exobe är stolta över att vara en av endast ett tiotal svenska företag som certifierats av Leesman. Det innebär att vi har fått deras förtroende att analysera resultaten och ge kvalificerade rekommendationer baserade på världens största databas inom arbetsplatsupplevelser.
Utvalt kundcase
Skatteverket gör arbetet bekvämare för alla
Kundcase
Skatteverket behövde en uppdatering för att göra arbetsplatsen bekväm för alla sortens möten. På plats så som hybrid och fick se vikten av hur tekniken och inredningen hänger ihop.
Kontakta oss
Är du intresserad av att erbjudandet? Vänligen fyll i formuläret nedan så kommer någon av våra experter kontakta er inom kort.
Aktuellt
Följ oss!
Vi delar gärna med oss av kunskap, erfarenheter och inspiration. Följ oss på LinkedIn eller ta del av vårt nyhetsbrev, så får du ta del av insikter först av alla.