Samarbeta och dela filer externt på ett säkert sätt i Microsoft 365

Att dela filer med varandra är numera något som vi tar för givet när vi samarbetar. På ditt företag delar ni säkert alla möjliga slags dokument och andra filer, och när detta sker internt på företaget är det i regel inget problem ur ett säkerhetsperspektiv. Lite annorlunda blir det när man drar in en extern partner i det hela; plötsligt sätts hela säkerhetsaspekten på sin spets. Innan vi går in på hur detta kan lösas kan det vara en bra idé att prata lite om fördelarna med att kunna dela filer i Microsoft 365:

• En delad fil kan redigeras av flera personer samtidigt

Det är inte ett djärvt antagande att säga att nästan alla företag använder sig av detta. Oavsett om det handlar om att arbeta fram text till produktbeskrivningar, marknadsföring eller pressmeddelanden, eller om det har att göra med ekonomiska rapporter och affärsplaner förenklas samarbeten i och med delade filer.

• Användandet av en delad fil kan spåras

En fördel med en delad fil är att man alltid kan se vem som har gjort vilken förändring. På så sätt kan man se vem det är som har lagt till vad i dokumentet, vilket är fördelaktigt av flera anledningar, inte minst när flera avdelningar är involverade i ett och samma projekt.

• Åtkomsten till en delad fil kan återtas vid behov

Om en person byter avdelning eller måste hoppa av ett projekt är det viktigt att kunna se till så att behörigheterna inte blir för spretiga.

• Användare slipper bifoga filer på traditionellt sätt via e-postmeddelanden

Istället bifogar man en länk till filen och kan på så sätt fortfarande ha kontroll över dokumentet.

• Användare kan dela stora filer utan att meddelandets storlek blir för stort för att kunna skickas
• Tillåter man inte extern delning kommer användarna hitta andra vägar, exempelvis genom att använda privata delningstjänster helt utanför företagets kontroll.

Extern delning

Som sagt är fördelarna med delade filer oändliga för projekt och andra samarbeten, men hur gör vi med projekt som sträcker sig utanför företagets ramar? Hur kan vi garantera samma säkerhet som gör internt när vi även involverar tredjeparter?

Många företag tillåter inte en extern delning av filer. Anledningen till det är att när en fil delas externt skapas ett gäst-konto i Azure AD, något som ställer höga krav på gästens säkerhetsnivå och processer avseende inloggning, identitet och livslängd. För att ni ska känna er trygga, bli mer produktiva och hantera extern delning av filer på ett effektivt sätt, har vi på Altitude365 utvecklat Guest Management App for M365 där ni kan:

• Bjuda in externa gäster
• Tidsbestämma hur länge de är gäster i ert Azure AD
• Vara trygga att gästerna har MFA
• Kräva att gästen godkänner era användarvillkor
• Säkerställa att alla gäster har korrekta användaruppgifter i ert Azure AD
• Se alla gäster i en samlad vy

Få mer gjort med Altitude365s Guest Management App for M365

Samarbeten är nödvändiga för företag som växer, och för att ni ska kunna genomföra era samarbeten på ett säkert och effektivt sätt behöver ni en lösning som ser till så att det är säkert att dela filer. Det ska gälla oavsett om delningen sker med bordsgrannen eller med ett företag på andra sidan jordklotet. Altitude365s Guest Management App är lätt att använda, har förstklassig säkerhet för appar och data med MFA för alla gäster och innebär mindre administration.

Kontakta oss på Altitude365 om du vill lära dig mer om vår Guest Management App for M365. Ladda gärna ner vår guide, Dela filer säkert i Microsoft 365, där vi pratar mer om fördelarna med att kunna samarbeta på distans.