Arbeta effektivt på distans med Microsoft Teams

Hur ser det ut i er organisation när ni arbetar på distans? I och med Coronavirus-krisen har allt fler företag börjat bedriva sin verksamhet på distans, vilket ställer helt nya krav på den teknik som de använder för att arbeta. Det skapar även nya utmaningar och eventuellt kan det belysa både problem och styrkor med distansarbete. I det här inlägget kommer vi att prata om Microsoft Teams och hur det kan hjälpa er organisation att bli mer effektiva och produktiva när ni arbetar på distans. Vi kommer även att prata om fördelarna och nackdelarna med att arbeta på distans och ge dig ett par tips när arbetet måste ske på en annan plats än kontoret.

Vad är Microsoft Teams?

Microsoft Teams är en molnbaserad applikation i Office 365 som möjliggör och effektiviserar arbete på distans. För företag som redan är med på Office 365-tåget är det ofta lätt att sätta igång med Teams och det har blivit det kommunikationsverktyg som Microsoft satsar allra mest på. Microsoft Teams är det verktyg som företag som har satsat på Office 365 bör använda sig av när de behöver ett verktyg för att arbeta effektivt på distans.

Vilka är fördelarna med Microsoft Teams?

Längre ner i inlägget kommer vi att prata mer om fördelarna och utmaningarna med att arbeta på distans, men det finns många fördelar som gäller specifikt för Microsoft Teams. Här är en lista på de främsta fördelarna med Microsoft Teams:

• Produktivitetsvinster och bättre kommunikation

Microsoft har gjort det enkelt att hantera alla de verktyg som har med kommunikation att göra i en och samma applikation. I Teams får du chatt, möten, delade filer, arbetsuppgifter och mycket mer. I och med att allt sker via ett och samma gränssnitt behöver de anställda inte spendera sin tid på att förstå programmet utan kan helt fokusera på arbetet.

• Effektiva samarbeten

Microsoft Teams organiserar konversationer via kanaler. Ni kan till exempel skapa specifika kanaler för olika avdelningar eller projekt och kan därmed göra det enklare för era anställda att samarbeta. Det skapar även en tydlighet gällande de projekt och arbetsuppgifter era anställda är inblandade i, vilket minskar risken för missade deadlines och missförstånd.

• Den digitala arbetsplatsen

För att kunna arbeta på distans gäller det att vi på ett eller annat sätt tar med oss arbetsplatsen dit där vi ska arbeta. Eftersom Microsoft Teams helt och hållet är i molnet kan du komma åt viktiga filer och kommunicera med kollegor oavsett var du befinner dig. Microsoft Teams kan på så sätt ses som din molnbaserade arbetsplats.

Vilka är fördelarna och nackdelarna med att arbeta på distans?

En av de främsta fördelarna med Microsoft Teams är som sagt att det möjliggör för hela organisationen att arbeta på distans när det uppstår ett behov för det. Med det sagt är det inte allt som är guld och gröna skogar när det kommer till distansarbete; det finns utmaningar som måste mötas för att arbetet ska fortlöpa på ett effektivt sätt. Vi kommer nu att prata om hur det är att arbeta på distans, vilka fördelarna är och hur utmaningarna kan mötas.

Några fördelar med Microsoft Teams

• Ökad produktivitet

Många tror att folk blir mindre produktiva när de arbetar hemifrån men ett flertal studier visar på motsatsen. En studie från Stanford som studerade anställda på ett callcenter, där de anställda fick möjligheten att arbeta hemifrån, visade att de anställdas resultat ökade och att de anställda arbetade mer. Detta kan bero på ett antal faktorer där studien bland annat pratar om bättre möjlighet till fokus och mindre social press, exempelvis i form av att de anställda slipper se ut som att de arbetar hårt.

• Kostnadsbesparingar

Det är lite av en win-win-situation när det kommer till den ekonomiska biten. Den anställde slipper att spendera pengar på kollektivtrafik, bensin, äta ute och andra kostnader som är förknippade med att lämna hemmet, och för företaget kan det bli en möjlighet att investera i mindre kontor och arbetsmaterial.

Några nackdelar

• Störningsmoment

En fördel med att arbeta hemifrån är att avbrott från kollegor minskar i form av oväntade besök vid skrivbordet, men samtidigt gäller det att vi inte sneglar allt för ofta åt chattfunktionen i Teams för annat än det som är nödvändigt när vi arbetar. Även andra störningsmoment dyker upp när vi arbetar hemifrån, framförallt om vi även har en partner som distansarbetar, om barnen är hemma eller om ett husdjur nu plötsligt har en lekkamrat hela dagen.

• Ensamhetskänslor

För vissa innebär arbete på distans en känsla av frihet men för många är kontakten med kollegorna en viktig del av arbetet, och det kan därför kännas väldigt ensamt och isolerande när man arbetar hemifrån.

• Kommunikationsproblem

Vi är vana vid att enkelt och snabbt prata med varandra om saker som har med det dagliga arbetet att göra. När vi inte längre befinner oss på samma yta kan det bli svårare att se till att alla är informerade om allt det som behövs för att arbetet ska ske så effektivt som möjligt.

Våra tips när man arbetar på distans

Oavsett hur bra tekniken är eller hur väl förberedda ni är på att arbeta på distans finns det ett par fällor man kan gå i när man arbetar på distans, både på personlig nivå och på organisatorisk nivå. Här är ett par tips som ni kan följa för att se till så att ert distansarbete med Microsoft Teams blir så effektivt som möjligt:

Tips 1 – Hur du hanterar störningsmoment i hemmet

Har har vi samlat ett par tips om hur du bäst hanterar störningsmoment i hemmet:

• Ha fasta arbetstider. Det blir lättare att undvika att bli störd, och lättare att ge dina nära och kära den tid de behöver, om du är tydlig med när du faktiskt arbetar och när du är ledig.
• Ha någon slags signal för när du arbetar, det kan till exempel vara en lapp på dörren eller en timer.
• Barnomsorg eller barnvakt. Om både du och din partner arbetar hemifrån samtidigt som ert barn är hemma är det ett måste att ha en plats inom barnomsorgen alternativt en barnvakt, åtminstone om ni inte planerar att arbeta hela nätterna och vill behålla er mentala hälsa.

Tips 2 – Umgås digitalt

Microsoft Teams är mer än bara ett redskap för produktivitet, det är även ett sätt för er att fortsätta hålla kontakten med era kollegor trots att ni inte befinner er på samma fysiska plats. Via Teams kan ni chatta, dela filer och videosamtala. Varför inte boka in en fika och en kopp kaffe med kollegan via videosamtal?

Tips 3 – Använd Microsoft Teams för fortsatt bra kommunikation

Kommunikation är ibland något som vi tar för givet. När vi arbetar på distans blir det något vi behöver tänka extra mycket på för att se till att allt flyter på så bra som möjligt. De produktivitetsåtgärder som ni i normala fall har går det utmärkt att fortsätta med, men det kan krävas en del tekniska åtgärder. Om ni ägnar tid åt tekniska lösningar bör ni lösa de problem som ibland annars kan uppstå med kommunikationen när många i organisationen arbetar på distans.

Se till att ni är redo

Det blir allt vanligare att anställda vill arbeta på distans och ibland är det rent av en nödvändighet. Det är därför viktigt att se till att ni har möjligheten att arbeta på distans, och att er verksamhet kan fungera även ifall alla inte befinner sig på kontoret. Hör av dig till oss så pratar vi mer om hur ni kan arbeta effektivt på distans med Microsoft Teams!

Öppna möten om Microsoft Teams med Altitude 365 – 12:00 till 13:00 varje vardag.

Välkommen till Altitudes 365 öppna möten kring Microsoft Teams – Vi kommer ha en öppen dialog om hur man på bästa sätt håller uppe produktiviteten när man arbetar på distans.

Vi svarar på alla frågor som ni kan tänkas ha om Microsoft Teams, det digitala kontoret och om hur ser det egentligen ut med den digitala säkerheten när vi arbetar hemifrån? Vi hjälper både tekniker och slutanvändare för att se till så att ni kan arbeta lika, och till och med mer produktivt, när ni arbetar på distans.

Under kristider som dessa behöver vi hjälpas åt så klicka på knappen nedan för att ta dig till möteslänken!