Innebär de nya licensreglerna proppen ur för Microsoft Places?

Microsoft Places har väckt stor nyfikenhet och det är lätt att förstå varför. Att kunna planera kontorsdagar smartare, hitta rätt ytor snabbare och göra kontoret mer “samarbetsdrivet” är exakt vad många organisationer jagar just nu. Samtidigt har adoptionen i större skala bromsats av en klassisk tröskel: licenskraven. Nu händer något som kan förändra spelplanen.

Från 1 april 2026 gör Microsoft en tydlig omsvängning: fler Placesfunktioner blir tillgängliga för fler användare, och fokus flyttas från “licens per person” till “licens per plats”. Frågan är: är det här ögonblicket då Places faktiskt kan skala upp på riktigt?

Varför har Places inte rullats ut brett, trots stort intresse?

Hittills har de mest attraktiva funktionerna (t.ex. kartbaserad upplevelse, visa vilken byggnad du befinner dig i samt bokning av skrivbord) kopplats till Teams Premium, vilket för många företag blivit en ekonomisk och strategisk stoppkloss när man vill skala upp till “alla”. Det är stor skillnad att prova Places i ett pilotteam jämfört med att få hela organisationen att jobba konsekvent med den nya upplevelsen.

Microsofts förändring adresserar just detta: sänkt tröskel för slutanvändare och tydligare licenslogik för ytor.

Vad ändras 1 april 2026?

1) Places blir “mainstream” för slutanvändare
Microsoft utökar tillgången till Places Finder och Places Explorer så att de blir tillgängliga för användare som har licenser med kalenderåtkomst i Outlook/Teams (t.ex. Microsoft 365 E3/E5 och flera Business/Exchange/Teamsvarianter). Det betyder i praktiken att fler kan börja använda Places utan att ni behöver licensiera hela organisationen med Teams Premium.

2) Licensiering flyttar från användare till ytor (spacebased)
Licensmodellen skiftar mot att bättre spegla hur kontor faktiskt hanteras: ni licensierar delade ytor och resurser snarare än varje individ. Detta är en logisk utveckling för hybridkontoret och kan göra budgeten både mer träffsäker och lättare att motivera.

3) Teams Shared Spacelicens blir nyckeln för delade resurser
Teams Shared Spacelicensen (tidigare Teams Shared Devices) blir vägen för att hantera inventariet av delade ytor och resurser, där en licens kan hantera upp till fyra skrivbord.

Varför är detta en stor grej?

Places blir intressant på riktigt först när det används brett. När fler medarbetare får tillgång till samma upplevelse (hitta ytor och kollegor, se kontext, orientera sig i kontoret) ökar nyttan exponentiellt – både för användaren och för organisationen. Microsofts förändring sänker tröskeln för adoption och gör det enklare att skala upp med en mer rimlig licenslogik.

Maximal effekt kräver mer än licenser

Microsoft Places är inte bara en IT-funktion, det är en förändring i hur kontoret används. För att få verklig effekt behöver IT, FM (Facility Management) och HR jobba tillsammans:
• IT säkrar tekniken: identiteter, Teams/Outlook-flöden, Places Directory, datakvalitet och governance.
• FM äger ytorna: rum, skrivbord, kartor, platsstrukturer och uppdateringar i den fysiska miljön.
• HR kopplar till arbetssättet: hybridprinciper, kultur, riktlinjer och förändringsledning, så att beteendet faktiskt ändras.

Det är när dessa tre perspektiv möts som ni får det som många efterfrågar: bättre kontorsupplevelse, tydligare samarbetsmönster och mer träffsäkra beslut om ytor. Licensändringen gör det enklare, men det är samverkan som gör det framgångsrikt.

Exobe har stor erfarenhet av att driva globala utrullningar av Microsoft Places – från strategi och målbild till governance, datamodell, förändringsledning och onboarding av ytor. Vi kliver in som strategisk rådgivare med ett helhetsperspektiv över IT/FM/HR, så att ni inte bara “aktiverar en feature” utan faktiskt får ut effekten: rätt beteenden, rätt utnyttjande av ytor och en bättre kontorsupplevelse i stor skala.

Ett bra nästa steg för att komma igång är vår paketerade workshop: Microsoft Places eller ett komplett införandeprojekt: Införande av Microsoft Places.