Så skapar vi säkra och sammanhängande digitala möten inom vården

Digitaliseringen av offentlig sektor går snabbt framåt. Möten bokas online, handläggare arbetar på distans och medborgare förväntar sig smidiga och säkra kontaktvägar. Möjligheterna är stora, men när systemen inte hänger ihop uppstår onödiga hinder. För både medarbetare och medborgare.

Vi ser de här utmaningarna hos många organisationer. Bokningen sker i ett system, videomötet i ett annat och telefonkön i ett tredje. Samtidigt betalar organisationen ofta för flera verktyg med liknande funktioner. Det skapar mer administration, högre kostnader och en splittrad upplevelse.

Men det går att lösa. Ofta utan att börja om från början. Vår lösning bygger vidare på de Microsoft 365-tjänster som organisationen redan använder och betalar för. Resultatet blir säkrare möten, enklare arbetssätt och en mer sammanhållen kontakt med vården.

Säker identifiering med BankID

Generella videomötesverktyg är byggda för en bred publik, inte för känsliga vårdmöten. Utan säker identifiering kan handläggaren inte alltid veta vem som sitter på andra sidan skärmen. I en vårdkontext kan det innebära en patientsäkerhetsrisk.

Vår lösning legitimerar sig patienten eller medborgaren med BankID innan mötet startar. Handläggaren får därmed en tydlig bekräftelse på vem som deltar i samtalet.

Det går även att genomföra en verifiering under ett pågående möte. Handläggaren skickar då en verifieringsförfrågan via e-post eller sms, vilket ger ytterligare flexibilitet när identiteten behöver säkerställas under samtalets gång.

"Resultatet blir säkrare möten, enklare arbetssätt och en mer sammanhållen kontakt"

Befintliga Microsoft 365-licenser används bättre

Många organisationer betalar redan för Microsoft 365, men använder samtidigt en separat plattform för digitala möten. Det leder till dubbla licenskostnader, mer administration och fler system att hantera.

Lösningen från oss bygger på Microsoft Exchange, Bookings och Teams. Organisationen kan alltså använda tjänster som redan finns på plats, i stället för att införa ytterligare en mötesplattform. Det ger bättre utväxling på befintliga investeringar och minskar behovet av parallella system.

Handläggaren arbetar kvar i Teams

När medarbetare behöver växla mellan flera verktyg mitt i ett ärende ökar risken för att information och sammanhang går förlorade. Dessutom kräver varje nytt system utbildning, administration och support.

Med vår lösning hanteras köer, möten och verifiering i en app direkt i Microsoft Teams. Handläggaren kan arbeta kvar i ett välbekant gränssnitt och behöver inte lära sig en helt ny plattform. Tekniken blir på så sätt ett stöd i arbetet, i stället för ytterligare ett moment att hantera.

"Organisationen kan alltså använda tjänster som redan finns på plats, i stället för att införa ytterligare en mötesplattform"

Tre kontaktvägar i samma lösning

Förbokade videomöten, digital drop-in och telefonkö hanteras ofta i separata system. För medborgaren kan det vara svårt att förstå vilken väg som är rätt. För organisationen blir det svårare att skapa ett sammanhållet flöde.

Vi samlar tre centrala kontaktvägar i en och samma plattform: förbokade videomöten, digital drop-in-kö och telefonkö. Medborgaren möter en konsekvent upplevelse, oavsett hur kontakten inleds. Det skapar bättre tillgänglighet för personer som bor långt bort, har svårt att resa eller behöver få kontakt med en särskild handläggare.

Inga appar eller konton för medborgaren

En digital tjänst ska göra kontakten enklare, inte ställa nya krav på användaren. Lösningar som kräver att medborgaren laddar ner en app eller skapar ett konto riskerar att utestänga personer med begränsad digital vana eller tillgång till teknik.

Videomötet öppnas därför direkt i webbläsaren genom Azure Communication Services, Microsofts molntjänst för digital kommunikation. Medborgaren behöver varken installera en app eller skapa ett nytt användarkonto. Det sänker tröskeln och gör tjänsten tillgänglig för fler.

"Tekniken blir på så sätt ett stöd i arbetet, i stället för ytterligare ett moment att hantera"

Ingen infrastruktur i kundens egen miljö

För organisationen handlar digitala möten inte bara om själva samtalet. Även drift, lagring och hantering av personuppgifter behöver fungera på ett säkert och tydligt sätt. Lösningen är en helt molnbaserad tjänst som driftas av Exobe i Microsoft Azure Sweden Central. Organisationen behöver inte sätta upp egna servrar eller hantera uppdateringar och patchning.

All data lagras inom EU. Personnummer sparas inte i klartext, utan omvandlas till ett så kallat hashvärde. Det innebär att informationen ersätts av ett unikt tekniskt värde som inte kan läsas som ett vanligt personnummer. Den samlade hanteringen ger bättre förutsättningar för spårbarhet, informationssäkerhet och efterlevnad av GDPR.

Att knyta ihop det som redan finns

Utmaningarna med digitala vårdmöten uppstår sällan för att det saknas teknik. De uppstår när olika lösningar läggs ovanpå varandra utan att samverka.

Vår styrka är att knyta ihop det som redan finns. Genom att kombinera Microsoft 365, Teams, BankID och Azure kan vi skapa ett sammanhållet flöde för både medarbetare och medborgare.

Det innebär färre system, säkrare identifiering och en enklare väg in till vården. Samtidigt kan organisationen använda sina befintliga investeringar bättre och minska behovet av egen teknisk infrastruktur.

Känner ni igen utmaningarna? Kontakta oss på Exobe så kartlägger vi era behov och visar vad som är möjligt utifrån de system och licenser ni redan har.