Varför är digitala videomöten fortfarande så krångliga?

Jag har jobbat med digitala möten sedan 2011. Min främsta uppgift som säljare på den tiden var att sälja videomötesteknik och licenser. Det visade sig handla väldigt lite om att sälja prylar och licenser. Däremot var det väldigt mycket att förklara, förklarar Annie Petersson, specialistområdesansvarig Modern Work på Exobe.

Idag vill nog de flesta inte kännas vid de märkliga argument som var och varannan användare, beslutsfattare och VD hade emot videomöten.

”Varför skulle man vilja ha videomöten med människor som man vet hur de ser ut?”

”Telefonkonferens funkar ju jättebra.”

”Varför skulle man vilja ha möten med någon i samma stad, när det bara tar 15 minuter att ta sig dit?”

”Varför ta ett videomöte med någon i en annan stad?” (Läs: Jag gillar ju hotellfrukost.)

”Varför ta ett videomöte med någon i ett annat land?” (Läs: Jag vill ha mina flygpoäng.)

”Varför skippa flyget?” (Läs: Jag älskar tax-free.)

”Varför videomöten över huvud taget? Jag gillar inte att se mig själv i preview.”

Covidpandemin ändrade spelplanen helt. Idag förstår alla varför videomöten är bra och de flesta kan avgöra när det passar bäst med fysiska möten och när digitalt är att föredra. Ändå är det något som skaver. Särskilt när mötet sker mellan företag/organisationer som ska möta en privatperson/konsument. Det kan vara inom vården, i kontakt med myndigheter, kommun, bank eller försäkringsbolag.

Många möjligheter. Ännu fler problem.

Problemet är inte längre att övertyga någon om att ta ett videomöte. Problemet är allt som händer runtomkring.

Identitet och säkerhet:  Generella videomötesverktyg saknar autentisering av konsumenter. Handläggaren vet inte säkert vem som sitter på andra sidan. I vårdkontext är det en patientsäkerhetsrisk.

Dubblerade verktyg och kostnader: Många betalar redan för Microsoft 365, men köper ändå en separat mötesplattform. Detta innebär dubbla licenser, dubbel administration och handläggare som tvingas växla mellan olika system.

Fragmenterade kontaktvägar: Man gör bokning i ett system, videomöte i ett annat och telefonkö i ett tredje. Medborgaren möter en splittrad upplevelse och handläggaren tappar sammanhanget.

Tillgänglighet: Fysiska besök begränsar, särskilt för dem som har svårt att resa eller som behöver en specifik handläggare. Utan digital kanal blir väntetiderna onödigt långa.

Spårbarhet och GDPR: När möten, bokningar och verifieringar sprids över e-post, kalkylblad och chattverktyg blir spårbarheten svag och risken för personuppgiftsincidenter ökar.

Användarvänlighet: Lösningar som kräver appnedladdning eller kontoskapande blir ett hinder.

Så vad är lösningen?

Vi på Exobe har byggt en lösning som:

• Återanvänder befintliga M365-licenser
• Nyttjar BankID-verifiering i varje möte
• Låter handläggaren arbeta kvar i Teams
• Knyter ihop tre kanaler i samma plattform; förbokade videomöten, digital drop-in-kö samt telefonkö
• Inte kräver någon installation för kunden/medborgaren
• Erbjuder verifiering under pågående möte
• Inte kräver någon infrastruktur hos kunden
• Håller all data inom EU
• Garanterar full GDPR-efterlevnad

Lösningen heter ConnectPoint och finns tillgänglig redan nu. Hör av dig till oss för att boka en demo!