Så får du kontroll över Microsoft 365-lagring med intelligent livscykelhantering

Allt fler organisationer upptäcker att deras data växer snabbare än förväntat i SharePoint Online, OneDrive och Teams. Förutom att det blir dyrt när man köper till mer molnlagring, ökar risken för oöverskådliga dokumentflöden där kritisk information kan gömmas bland äldre, inaktiva filer. Samtidigt ställer både interna och externa regelverk krav på att rätt data sparas på rätt sätt och i rätt tid.

Peter Andersson, AI- och samarbetspecialist på Exobe, delar sina tankar om varför många organisationer kämpar med växande datamängder i Microsoft 365 – och hur man kan hantera det på ett hållbart sätt.

Varför är just lagring i Microsoft 365 en så stor utmaning för många organisationer?
- Dels handlar det om den explosionsartade tillväxten av data. När SharePoint Online, Teams och OneDrive kom blev det väldigt enkelt att samarbeta i realtid, och då skapas det otroligt mycket filer. Problemet är att man sällan har en tydlig plan för hur länge filer ska sparas och vem som äger dem. Detta gör att data samlas på hög och blir svår att överblicka. Samtidigt finns en felaktig föreställning om att ”molnet är oändligt och billigt”, när det i själva verket kan bli ganska dyrt om man behöver köpa till extra lagringsutrymme utöver det som ingår. Dessutom kan föråldrade filer vara en säkerhetsrisk om ingen längre har koll på innehållet.

Vad händer rent konkret när man inte har en plan för sin lagring?
- Det finns olika konsekvenser. För det första riskerar man onödigt höga kostnader eftersom lagringsutrymmet snabbt kan ta slut, och då måste organisationen köpa till mer. För det andra blir det rörigt för medarbetarna att hitta rätt dokument. Att leta igenom stora mängder gamla filer tar tid och kan sänka produktiviteten ordentligt. För det tredje kan man få en bristande överblick av vad som är känslig information. I värsta fall ligger dokument med konfidentiella uppgifter tillgängliga i Teams eller SharePoint-grupper som ingen längre använder.

”Jag brukar likna det vid att städa ett förråd; först behöver man se allt som ligger där för att sedan avgöra vad som ska behållas, vad som kan slängas och vad som bör flyttas till ett arkiv.”

Hur brukar du gå tillväga när du kommer in i ett projekt hos en ny kund?
- Vi börjar alltid med att göra en ordentlig analys av nuläget. Vi kartlägger hur mycket data som finns i SharePoint, OneDrive och Teams, vilka filer som används ofta och vilka som är äldre eller rentav övergivna. Vi tittar också på hur strukturen i Teams och på SharePoint-sajter ser ut. Finns tydliga ägare utsedda, eller har en hel drös av team skapats utan vidare koll? När vi förstår grundproblemet kan vi föreslå åtgärder som verkligen gör skillnad.

Jag brukar likna det vid att städa ett förråd; först behöver man se allt som ligger där för att sedan avgöra vad som ska behållas, vad som kan slängas och vad som bör flyttas till ett arkiv. Det är en process som kräver både tekniska verktyg och ett beteendeskifte hos medarbetarna.

Du nämner beteendeskifte, varför är det så viktigt?
- Den tekniska lösningen är bara en del av ekvationen. Även om vi sätter upp automatiska arkiveringsregler och retention policies, så måste användarna förstå varför det är viktigt att städa, döpa dokument på ett tydligt sätt och tänka efter innan de laddar upp ännu en kopia av samma fil. Annars kommer man snabbt att falla tillbaka i gamla mönster.

Vi satsar därför på att utbilda och engagera medarbetarna. Exempelvis genom att ge dem tillgång till en enkel dashboard i Power BI där de tydligt ser hur stor andel av deras lagring som är aktiv, respektive inaktiv eller duplikat. På så sätt blir det inte bara en teknisk uppgift, utan också ett gemensamt ansvar att hålla ordning i de digitala samarbetsytorna.

Hur kan Microsoft 365:s egna funktioner hjälpa till i det här arbetet?
- Microsoft har byggt in flera bra verktyg för automatisering. Exempelvis kan du med Group Expiration Policies se till att Teams och grupper som inte använts på en viss tid automatiskt får en varning och sedan raderas om ingen aktivt förlänger dem. Intelligent versioneringskontroll gör att ni inte behöver spara femton olika versioner av en PowerPoint om bara de tre senaste är relevanta.

Sedan har vi Microsoft SharePoint Advanced Management (SAM), som ger mer djupgående analys och kontroll över lagringsanvändningen, plus möjligheten att sätta avancerade regler för exempelvis arkivering. Poängen är att man med relativt små konfigurationer kan automatisera stora delar av själva städningsarbetet, men det förutsätter att man har rätt strategi och vet vilka regler man vill att systemet ska följa.

Kan du berätta om ett konkret kundcase där ni lyckats minska dataexplosionen i Microsoft 365?
- Vi hjälpte nyligen en global organisation med över 100 000 anställda. De hade massor av övergivna Teams, stora SharePoint-sajter där ingen hade koll på vilka filer som var aktiva och var rätt data faktiskt låg. Vi började med att analysera deras nuläge och insåg att de hade mängder av duplicerade filer och dokument som inte använts på flera år. Därefter satte vi upp livscykelpolicyer som automatiskt flaggade upp inaktiva team och filer, skickade notifieringar till ägarna och sedan arkiverade eller raderade innehållet om ingen vidtog åtgärd inom en viss tid.

Resultatet var slående: de kunde minska sin lagringsvolym med upp till 30 %, de slapp köpa mer lagringsutrymme, och medarbetarna fick en mycket bättre sök- och samarbetsupplevelse. Dessutom blev det en positiv bieffekt på hållbarhetssidan – mindre data som inte längre låg och drog energi i datacenter.

"Ju längre man låter data svälla utan att göra något, desto större blir uppstädningsarbetet i slutändan."

Varför tycker du att organisationer bör ta tag i det här nu och inte vänta?
- Ju längre man låter data svälla utan att göra något, desto större blir uppstädningsarbetet i slutändan. Tänk på den där förrådsmetaforen — ju mer bråte som samlas, desto jobbigare blir det att rensa sedan. Och om man kör på i flera år med okontrollerad dataexplosion kan det bli rejält kostsamt när man ständigt måste uppgradera sitt lagringsutrymme.

En annan viktig aspekt är informationssäkerhet och regelefterlevnad. Om man inte vet vilka filer man har och var de ligger, är det svårt att garantera att man följer både interna policys och lagkrav. Dessutom är det inte särskilt bra för medarbetarna om de behöver lägga onödig tid på att söka efter rätt dokument bland ett överflöd av gamla filer.

Om man som organisation känner att man börjar närma sig taket — vad är ditt främsta råd?
- Börja enkelt. Gör en nulägesanalys. Hur mycket data använder ni egentligen, vilka delar av organisationen orsakar mest tillväxt och vilka regler finns för när data ska städas bort? Utifrån det kan ni ganska snabbt plocka några lågt hängande frukter — exempelvis att stänga eller arkivera Teams som ingen använt på ett halvår, eller justera versioneringsinställningarna så ni inte sparar 500 versioner av alla filer.

Därefter kan man implementera mer avancerade lösningar och automatisera flera processer. Men att få koll på nuläget är alltid första steget, eftersom det ofta visar var skon klämmer som mest.

Har du något avslutande som du vill skicka med?
- Jag vill bara understryka att det här inte är en engångsåtgärd. Man bör se det som ett kontinuerligt förbättringsarbete där både teknik, rutiner och användarbeteende samverkar. Då kan man fortsätta växa digitalt, utan att lagringskostnader och säkerhetsrisker skenar iväg. Och det är precis där vi på Exobe kan hjälpa till — att sätta upp processer, utbilda personal och använda Microsoft 365 på ett smart sätt.