Exobe hjälper Rädda Barnen att navigera AI på ett tryggt och kostnadseffektivt sätt

Likt många andra organisationer ställdes Rädda Barnen inför behovet att nyttja AI på ett säkert och effektivt sätt. Många medarbetare hade redan börjat experimentera med Copilot och andra AI-verktyg, men det saknades kunskap om möjligheter, risker och begränsningar. Organisationen anlitade då Exobe i syfte att introducera Microsoft 365 Copilot Chat till hela organisationen. Resultatet blev ett strukturerat onboardingprogram som kombinerade inspiration, praktiska övningar och löpande stöd. Resultaten lät inte vänta på sig.

AI-utvecklingen går snabbt och många organisationer står inför samma utmaning: medarbetare är nyfikna på möjligheterna, men osäkra på hur tekniken fungerar, vad som är tillåtet och hur man får ut verkligt värde i vardagen.

- Civilsamhället riskerar att marginaliseras om vi inte håller jämna steg med teknikutvecklingen. Genom att integrera AI på ett strukturerat och strategiskt sätt visar vi både modernitet och beredskap att möta framtidens samhällsutmaningar. För oss handlar det inte bara om att förenkla arbetsdagen. Det handlar också om att göra det med en stark medvetenhet om kostnader, säkerhet och informationshantering för att kunna vara en organisation i framkant, säger Peter Engholm, Manager IT, Operations & Support på Rädda Barnen.

”Genom att integrera AI på ett strukturerat och strategiskt sätt visar vi både modernitet och beredskap att möta framtidens samhällsutmaningar”

Onboarding i fyra steg.
Tillsammans med Rädda Barnen tog Exobe fram ett onboardingprogram i fyra steg, anpassat efter organisationens behov och förutsättningar. Programmet byggde på live-sessioner, övningar och tips. Allt med fokus på att snabbt komma igång och skapa värde i det dagliga arbetet. Onboardingprogrammet rymde bland annat en introduktion till Copilot Chat och hur man kommer igång att arbeta med en vass AI-kollega endast en knapptryckning bort – allt från att skriva enkla prompter till att skapa intervjuliknande diskussioner. Därtill kunde deltagarna lära sig att skapa värdefullt innehåll, analysera data samt bygga agenter och automatisera arbetsflöden.

- Vi ville visa att Copilot inte är något mystiskt, utan ett konkret verktyg som redan finns tillgängligt för alla medarbetare direkt i Teams eller webbläsaren, säger Johan Hurtigh, Förändringsledare på Exobe, som ledde flera av utbildningstillfällena.

Från how? Till wow!
Resultaten lät inte vänta på sig och responsen från deltagarna var mycket positiv. Många uppskattade det praktiska upplägget där de själva fick testa, ställa frågor och dela erfarenheter med kollegorna. Programmet innehöll även öppna Q&A-sessioner och självstudier för att förstärka lärandet över tid.

- Det var tydligt att tröskeln för att börja använda Copilot sänktes rejält. Flera deltagare berättade att de redan efter första steget i utbildningen börjat använda Copilot i sitt dagliga arbete. Till exempel för att analysera dokument, förbereda möten eller skriva utkast till mejl, berättar Hurtigh.

”Exobes arbete bidrog till att öka medvetenheten kring AI och samtidigt visa på vikten av säker hantering av organisationens information.”

Vidareutveckling och löpande stöd.
Projektet bidrog till att öka medvetenheten kring AI och samtidigt visa på vikten av säker hantering av organisationens information. Medarbetarna fick också tydliga riktlinjer för hur AI ska användas, och de kunde snabbt börja integrera AI i sitt dagliga arbete utan att äventyra känslig information. Rädda Barnen planerar nu för att fortsätta med återkommande utbildningar och har skapat utrymme för öppna forum där medarbetarna kan utbyta erfarenheter. Exobe bistår även med löpande rådgivning kring hur Copilot kan integreras i fler arbetsflöden och processer.

- Det här är bara början på en lång resa. Vi ser redan nu att Copilot är ett kraftfullt stöd i många delar av organisationens arbete, från administration till analys och administration. Nästa steg för vår del blir att utforska automatiserade tjänster inom HR och Finans. I det arbetet blir Exobe ett viktigt stöd för att säkerställa att vi väljer rätt verktyg för våra behov, och implementerar dessa systematiskt, avslutar Peter Engholm på Rädda Barnen.