Exobe hjälper Max Matthiessen att navigera i licensdjungeln

Max Matthiessen är en av Sveriges ledande rådgivare inom pension, försäkring och sparande. Med drygt 800 medarbetare och verksamhet i flera länder ställs höga krav på en stabil och välskött IT-miljö. Björn Johrén är IT-chef och har med 20 års erfarenhet lärt sig vad som definierar ett bra partnerskap.

Att hantera Microsoft-licenser för en organisation i Max Matthiessens storlek är långt ifrån en rutinfråga. Licenslandskapet förändras kontinuerligt då prismodeller uppdateras, funktioner paketeras om och bolaget växer. Inte sällan genom förvärv av verksamheter med egna Azuremiljöer som behöver integreras i den gemensamma infrastrukturen. Då krävs både teknisk förståelse och god kännedom om Microsofts olika licensmodeller för att hitta en lösning som fungerar i praktiken.

– Det är lätt att gå vilse bland alla Microsofts licensmodeller. Det finns jättemånga olika nivåer och paket, och det är inte alltid uppenbart vilken kombination som passar bäst för just oss. Exobe hjälper oss att titta på hur många vi är, vilka licenser vi behöver och vilken funktionalitet vi faktiskt använder. När det är dags för förnyelse går vi igenom var vi står och vad vi vill, så att vi får en bra lösning speciellt anpassad efter våra behov. Senast sparade vi uppskattningsvis 20–25 procent i kostnader tack vare det licensarbetet, säger Björn.

”Vi får en bra lösning speciellt anpassad efter våra behov. Senast sparade vi uppskattningsvis 20–25 procent i kostnader tack vare licensarbetet.”

Incidenter inträffar sällan på måndag förmiddag

För Max Matthiessens IT-avdelning är det varken möjligt eller rimligt att ha djup specialistkompetens inom alla specifika områden. Exobes roll som extern resurs ger därför tillgång till en bredare kompetenspool utan att det kräver fler anställningar. Samarbetet har pågått i drygt tio år och täcker idag tre huvudsakliga områden: licenshantering och avtalsrådgivning, teknisk specialistkompetens inom Azure samt löpande support när den egna IT-avdelningen behöver förstärkning. Vad Björn och hans kollegor främst uppskattar med samarbetet är tillgängligheten.

– Det har hänt att vi fått hjälp mitt i helgen, till och med när konsulten varit bortrest. Det är inte optimalt att jobba på sin semester, men det visar på vilken relation vi har och hur engagerade Exobe är i sitt uppdrag. IT-incidenter inträffar sällan på måndag förmiddag, utan snarare när man minst anar det. Då känns det tryggt att ha en samarbetspartner som alltid ställer upp, förklarar Björn.

”Tolkningsfrågor är oundvikliga i regelverksarbete. Då är det viktigt att man faktiskt sitter tillsammans och pratar ihop sig.”

Ökade krav genom DORA

I en bransch med höga regulatoriska krav och under Finansinspektionens tillsyn är frågor som avtal, styrning och riskuppföljning en viktig del av IT-arbetet för Max Matthiessen. Detta har blivit ännu tydligare genom EU-förordningen DORA, som bland annat ställer skärpta krav på kontraktshantering med IT-leverantörer och löpande uppföljning ur ett riskperspektiv.

För Max Matthiessen har arbetet med DORA bland annat inneburit att styrdokument, policys och avtal behövt ses över. Här har Exobe varit ett stöd både i relationen till Microsoft och i det avtal som finns direkt mellan Exobe och Max Matthiessen. Parterna har suttit tillsammans, gått igenom vad olika skrivningar innebär, stämt av med sina respektive jurister och sedan mötts igen för att landa i gemensamma formuleringar.

– Det handlar mycket om kontrakt och om att säkerställa att vi följer regelverket. Tolkningsfrågor är oundvikliga i regelverksarbete. Då är det viktigt att man faktiskt sitter tillsammans och pratar ihop sig, snarare än att var och en tolkar var för sig, säger Björn.

”Det handlar om att ha en partner som förstår verksamhetens behov och kan hjälpa till när frågorna blir komplexa.”

Fördjupat samarbete framåt

Björn beskriver att Max Matthiessen vill fortsätta utvecklas tillsammans med Exobe. Framåt ser de möjligheter med att samla mer av Microsoftkompetensen hos en och samma partner. De tittar därför på att köpa in ytterligare lösningar från Exobe, bland annat en egenutvecklad tjänst för kontohantering. Den skulle kunna ge användare i verksamheten möjlighet att hantera exempelvis gästkonton själva, på ett mer strukturerat och säkert sätt än idag. För en organisation med höga krav på kontroll och säkerhet kan det skapa både en bättre användarupplevelse och tydligare styrning.

Efter många år tillsammans beskriver Björn samarbetet med Exobe som både nära och värdeskapande. Det handlar om licenser, Azure och avtal, men också om att ha en partner som förstår verksamhetens behov och kan hjälpa till när frågorna blir komplexa.

– Exobe är en jättebra samarbetspartner till oss. Vi får snabba svar, bra stöd och tillgång till kompetens som hjälper oss framåt, avslutar Björn Johrén.

Här kan du läsa om hur vi hjälper ditt företag att säkerställa efterlevnad för DORA.