Hur får vi ordning på informationskaoset i Teams?

Vår samarbets- och AI-expert Oscar Berg har reflekterat över det faktum att Microsoft Teams inte bara handlar om chatt och möten, utan faktiskt representerar en ny modell för samarbete. Det är först när vi börjar se Teams som något mer än bara en ersättare för Skype och Outlook som vi också börjar förstå vad som krävs för att lyckas med bra samarbeten i verktyget. Ett tydligt exempel är hur dokumenthanteringen ofta blir ett kaos på grund av att ingen vet vad som delats, var något sparats eller vem som ansvarar för vad.

Du känner nog igen känslan: du öppnar ett team i Teams för att hitta ett viktigt dokument, men möts istället av oorganiserade filer, dubbletter och versioner med olika namn. Detta är ett av de största hindren för att kunna samarbeta smidigt, speciellt när vi jobbar dokumentcentrerat. Problemet är otydligt ansvar. Ingen upplever att det är deras jobb att städa upp. Som med en hopknuten soppåse vid ytterdörren, många kliver bara över den istället för att bära ut den. Men det finns en enkel lösning: koppla dokumentansvar till den som skapar ett nytt team eller en privat kanal.

"Du öppnar ett team i Teams för att hitta ett viktigt dokument, men möts istället av oorganiserade filer, dubbletter och versioner med olika namn."

Gör ansvar för dokument tydligt från början
Tänk om varje gång någon skapar ett nytt Team, så blir de automatiskt ansvariga för dokumentbiblioteket som finns kopplat till det. Inte som en underförstådd förväntan, utan som ett tydligt uttalat och bekräftat ansvar. Det handlar om att den som skapar teamet eller kanalen vet att de har en viktig roll: att skapa en fungerande mappstruktur, hålla ordning bland dokumenten och hjälpa andra att spara på rätt ställen. Ett enkelt meddelande i skapandeprocessen kan räcka: ”Genom att skapa detta team tar du ansvar för dokumenthanteringen. Vill du fortsätta?”. Det är vad vi kan kalla “mjuk styrning” – friheten att skapa, men med medvetande om ansvaret.

Varför detta fungerar
När någon har det uttalade ansvaret blir det direkt tydligare var dokument ska sparas. Risken för felplacering minskar, liksom tiden som går åt till att leta efter rätt version. Istället kan alla fokusera på sitt arbete, med tryggheten i att viktig information ligger där den ska.

Vad innebär det att vara "dokumentansvarig"?
Som ”dokumentansvarig” ansvarar du för att skapa och underhålla en begriplig och användbar struktur i dokumentbiblioteket och se till att det finns riktlinjer för hur dokument ska sparas och namnges. Du är också kontaktperson för frågor om dokumenthantering och ser över biblioteket regelbundet för att rensa och hålla innehållet aktuellt. Som ett första steg rekommenderas att ta fram ett dokument som beskriver följande:

• Syftet med biblioteket – vilken typ av dokument som hör hemma där och hur de ska användas.
• Hur strukturen ser ut – vilka mappar eller metadata som används och varför.
• Riktlinjer för lagring – vilka dokument som ska sparas i teamets aktiva yta och vilka som hör hemma på en mer formell/publicerad plats.
• Kriterier för bedömning – tydliga regler eller frågor att ställa sig för att avgöra var ett dokument ska sparas.

Ta hjälp av Copilot – även gratisversionen
Om ni använder Microsoft 365 kan ni också ta hjälp av Copilot Chat för att skapa strukturen. Det funkar till viss del även utan licens. Börja med att ge Copilot en tydlig bild av vad teamet jobbar med och vilka typer av dokument ni hanterar. Exempel:
“Vi är ett projektteam inom produktutveckling. Vi hanterar projektplaner, mötesanteckningar, rapporter, kravspecifikationer och avtal. Skapa ett förslag på dokumentstruktur i Teams.” Copilot kan då föreslå mappar och struktur, till exempel:

• En mapp för Projektplaner, strukturerade efter projektets olika faser.
• En mapp för Mötesanteckningar, sorterade efter projekt eller datum.
• Ett område för Rapporter och leveranser.
• En särskild yta för Kravspecifikationer och tekniska dokument.

Du kan justera förslaget och till sist be Copilot skapa ett dokument som sammanfattar strukturen, riktlinjerna och kriterierna för var dokument ska sparas.

"När någon har det uttalade ansvaret blir det direkt tydligare var dokument ska sparas. Risken för felplacering minskar, liksom tiden som går åt till att leta efter rätt version."

Gör strukturen till ett levande stöd med en SharePoint-agent
när du väl har gjort grundjobbet med att skapa en tydlig struktur och tänka igenom hur dokumentbiblioteket ska användas, då kan du faktiskt outsourca en stor del av arbetet till en SharePoint-agent. Istället för att varje teammedlem måste leta upp och läsa igenom dokumentet varje gång de är osäkra så kan du mata in tänket och riktlinjerna i en SharePoint-agent som alltid finns tillgänglig. Det innebär att alla i teamet kan ställa sina frågor direkt till agenten:

“Var sparar jag utkastet till projektplanen?”
“Vad gäller om vi har en färdig kravspecifikation, var ska den ligga?”
“Hur vet jag om ett dokument ska flyttas till en mer formell yta?”

Du matar in dokumentet du tagit fram, och agenten blir en slags digital hjälpreda som alltid finns där och ger samma svar varje gång, enligt era riktlinjer.

Summering
Informationskaos i Teams handlar sällan om teknik, det handlar om ansvar. Genom att koppla ansvaret för dokument till den som skapar teamet, och erbjuda stöd i form av struktur, riktlinjer och smarta verktyg som Copilot och SharePoint-agenter, kan ni göra en stor skillnad med små medel. Det krävs lite jobb i början, men det kommer att betala sig snabbt. I form av bättre ordning, mindre frustration och mer tid till det ni faktiskt är där för att göra.