Tre nycklar till att arbeta ”digitalt först”

Vår AI- och samarbetsexpert Oscar Berg reflekterar över dagens arbetsmiljöer och förespråkar en artefaktdriven arbetslogik där vi arbetar digitalt först. Men att förstå logiken i teorin är en sak och att leva efter den i praktiken är en annan.

Utmaningen ligger i att det inte räcker att bara byta verktyg. Vi behöver även förändra våra gemensamma arbetssätt och våra egna beteenden. Denna artikel fokuserar på tre nycklar till att bemästra den nya arbetslogiken.

1. Paketera kommunikationen i artefakter

Den första nyckeln är att förändra hur vi kommunicerar i vardagen. I stället för att låta arbetet leva i flyktiga samtal behöver vi göra kommunikationen till en del av själva leveransen: tydlig, spårbar och kopplad till de artefakter som arbetet bygger på.

För att artefakterna ska kommunicera effektivt behöver vi använda de möjligheter som finns idag på ett ändamålsenligt sätt. Det gäller till exempel möjligheterna vi har idag att använda fler kommunikationssätt än text när vi kommunicerar på distans. Skriftspråket är trots en representation av språk som hjärnan inte “är byggd för” från början. Det kräver att vi tränar in det genom många års formell skolning. Det uppskattas att 5-10% av Sveriges befolkning har dyslexi och 15-20% har någon form av läs- och skrivsvårigheter. Läsning tar också mer mental energi och går långsammare än att ta in information via syn och hörsel. En grov tumregel är att vi bearbetar medveten information vid läsning i tiotals bitar per sekund, medan våra sinnen tar in enorma mängder data. Även om det mesta aldrig når medvetandet.

Därför behöver vi använda hela den digitala paletten – text, video, skärminspelningar, ljud och bilder – för att paketera budskap som andra lättare kan ta till sig när och på det sätt det passar dem. Det kräver förstås mer arbete att spela in en tydlig video eller skriva ett välstrukturerat inlägg än att prata fritt i ett möte. Det tvingar oss att tänka klart först och kommunicera sedan, i stället för att tänka högt tillsammans.

Eftersom vi som människor gärna väljer den enklaste vägen är det lätt att förstå varför mötet eller den där snabba chatten eller telefonsamtalet ofta vinner, särskilt när vi har bråttom eller upplever att vi snabbt behöver svar. Men om vi gör investeringen att tänka först och kommunicera sedan betalar det sig i de flesta fall.

• Vi sparar tid och energi för mottagaren: Ett genomtänkt budskap går snabbare att konsumera än ett rörigt möte. Denne kan också konsumera information när den har tid och ork att göra det
• Vi eliminerar "mörk information": Kunskap som annars stannar i huvudet på mötesdeltagarna blir tillgänglig för alla. Den kan delas, användas och återanvändas. Vi kan spåra beslut och ändringar, vem som gjort vad, när och varför. Vi får mer kontext och får lättare att tolka information.

Men viktigast är nog att vi flyttar kommunikationen från att vara ett separat och tillfälligt flöde till att bli en del av själva arbetet. Kommunikationen sker inte längre “vid sidan av” arbetet i möten, chattar och telefonsamtal, utan paketeras i artefakten så att arbetet går att förstå, följa och ta över utan att någon måste återberätta det.

2. Vänta och planera istället för att pinga

Den andra nyckeln handlar om att kunna stå emot impulsen att kräva omedelbara svar. Att våga vänta.

Jag kallar det impuls eftersom beteendet ligger helt i linje med hur vi fungerar som människor. När något är oklart eller blockerar oss upplever vi ett obehag. Anledningen till obehagskänslorna kan vara osäkerhet, kontrollförlust, risken att misslyckas eller bara irritationen i att inte kunna gå vidare. Våra hjärnor vill då minska det obehaget snabbt.

Den snabbaste vägen till “befrielse” från dessa obehagskänslor är nästan alltid samtidig kontakt. Vi frågar någon, ringer eller pingar för att få ett svar. Själva svaret är ibland sekundärt. Belöningen sitter ofta i lättnaden att obehaget försvinner. Vi beter oss dock inte så att vi är dumma eller lata. Det beror på att vi är byggda för att lösa osäkerhet och hot snabbt, inte för att optimera ett gemensamt system över tid.

Dessutom arbetar många av oss i en kultur som belönar aktivitet före effekt. I boken “Digitalt samarbete” kallar vi detta upptagenhetskultur och dess dynamik kan förklaras som med illustrationen nedan.

Den artefaktdrivna logiken bygger tvärtom på tålamod och planering. Den kräver att vi går emot våra instinkter och försöker stå ut med frustrationen och obehaget vi kan känna av att inte få svar omedelbart.

Vi behöver kunna skilja på det som är objektivt brådskande och det som bara känns brådskande för att osäkerheten skaver i oss. Ofta jagar vi inte information, utan lättnaden som kommer av att få bort obehaget.

Till slut, när vi upplevt de andra fördelarna med den artefaktdrivna arbetslogiken, kommer tillfredsställensen av att kunna fokusera och skapa saker som används och uppskattas att överskugga obehaget att vänta.

Om vi lyckas träna upp detta flyttar vi inte kostnaden till någon annan som vi ofta gör nu. Varje snabb fråga köps med någon annans avbrott, omställning och tappade tanketråd. Artefakter gör tvärtom. De tar kostnaden en gång, hos avsändaren, och sparar fokus hos alla andra. Om och om igen.

Att arbeta osamtidigt (asynkront) kräver också att vi strukturerar vårt eget arbete så att vi inte blir blockerade bara för att en kollega inte svarar direkt. Vi minskar också antalet möten. Vinsten är att vi får tillbaka kontrollen över vår tid, “defragmenterar” våra arbetsdagar och skapar utrymme för djupt arbete (flow), fritt från ständiga avbrott.

Den andra nyckeln kan alltså sammanfattas i ett ord: tålamod. När vi tränar oss att vänta flyttar vi kostnaden från många avbrott hos andra till en planerad insats hos oss själva. Då kan arbetet drivas asynkront: färre blockeringar, färre möten, mer sammanhängande tid och mer kvalitet i det som levereras.

3. Gör arbetet synligt medan det pågår

I den gamla närvarostyrda och tillgänglighetsdrivna organisationen är kollegorna den primära sökmotorn. Vi ropar i kontorslandskapet eller går bort och frågar "Nisse". Det är ineffektivt och skapar flaskhalsar. När nästa person undrar samma sak måste hela processen upprepas, eller så startar "viskningsleken" där information förvrängs för varje led.

I den artefaktdrivna organisationen gör vi istället arbetet sökbart och tillgängligt som standard. Detta kallas ofta för Working Out Loud. Det innebär att vi flyttar arbetet från stängda inkorgar till öppna kanaler och gemensamma ytor – medan arbetet pågår, inte bara när det är klart.

Det vackra med detta är att en del av artefakterna ofta uppstår som en biprodukt av arbetet och att vi kan använda AI till att göra artefakterna. Vi slutar rapportera om arbetet och låter verktygen göra det åt oss. Möten spelas inte bara in; de blir sökbara beslutsprotokoll. En snabb skärminspelning för att hjälpa en kollega omvandlas automatiskt till en steg-för-steg-guide för hela avdelningen. Den röriga brainstormingen på en digital whiteboard blir med ett klick en strukturerad projektplan.