Allt du behöver veta om Microsoft 365 Copilot

Vad är Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot är ett AI-baserat produktivitetsverktyg som samordnar Large Language Models (LLM), innehåll i Microsoft Graph och de Microsoft 365-appar som du använder varje dag, till exempel Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams med flera. Detta verktyg ger intelligent hjälp i realtid så att du som användare kan förbättra din kreativitet, produktivitet och dina färdigheter. Microsoft 365 Copilot använder en kombination av Large Language Models, en AI-algoritm (artificiell intelligens) som använder Deep Learning-teknik och stora datauppsättningar för att förstå, sammanfatta, förutsäga och generera innehåll.

Microsoft 365 Copilot är sömlöst integrerat i de mest använda apparna, vilket hjälper användaren att frigöra tid för produktivitet och fokuserat arbete. Detta verktyg kan också användas för att skapa anpassade avbildningar med hjälp av DALL-E, OpenAI:s avbildningsgenerator.

Hur gör jag för att få Copilot i Microsoft 365-appar?

För att använda Copilot måste din organisation uppfylla vissa tekniska krav och ha vissa funktioner aktiverade. Användare av Copilot måste ha antingen en Microsoft 365 E3- eller E5-licens och ett Azure Active Directory-konto, vilket ger åtkomst till Microsoft 365-appar och tjänster som fungerar med Copilot, inklusive Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, Outlook, Loop och mer. När det blir tillgängligt för din organisation måste dina användare vara på Current Channel för Microsoft 365-appar för att kunna använda Copilot i skrivbordsklienter.

Det finns även fler rekommenderade förberedelser för att få en bättre upplevelse med teknologin. Precis som med alla Microsoft 365-tjänster rekommenderar vi att anpassa ert nätverk efter Microsoft 365:s principer för nätverksanslutningar. Detta kommer att bidra till en bättre upplevelse med Copilot genom att minimera latency (fördröjning) och öka nätverkets Quality of Service (QoS) för kritiska nätverksflöden. Vissa Copilot-upplevelser kräver en WebSocket-anslutning från enheten som kör Microsoft 365-appen till en Microsoft-tjänst. Därför får inte WebSockets vara blockerade från användarenheter. Slutligen, för att dra nytta av den intelligenta upplevelsen över samtliga inkluderade applikationer behöver ni aktivera plugins med hjälp av Teams admin center.

Copilot i Word

I just Word blir Microsoft 365 Copilot en AI-baserad funktion som kan hjälpa dig att skapa och redigera dokument. Till exempel kan du få hjälp att skapa ett första utkast av ditt dokument eller bygga vidare på något du har skrivit tidigare. En vanlig och ofta uppskattad funktion är att sammanfatta ditt dokument och hitta ytterligare information för att stödja det. Du kan också be Microsoft 365 Copilot att generera en artikel i Word baserat på en presentation du har i PowerPoint.

För att använda Microsoft 365 Copilot i Word navigerar du till fliken “Redigera” och klickar på “Copilot” i menyn. Sedan är det upp till dig att välja vilken funktion du vill använda.

Copilot i PowerPoint

I PowerPoint kan Microsoft 365 Copilot bli din bästa kompis när det kommer till att skapa och redigera presentationer. Det kan handla om att skapa ett första utkast på en presentation utifrån en text eller anteckningar. Det kan också handla om att sammanfatta din presentation eller organisera dina slides.

En annan populär funktion är att få hjälp med att designa PowerPointen. För att använda Microsoft 365 Copilot i PowerPoint går du till fliken “Design” och väljer “Copilot” i menyn. Sedan är det bara att sätta igång och skapa.

Copilot i Excel

Med Microsoft 365 Copilot kan du helt enkelt göra mer med din data i Excel. Det går exempelvis att ta data i tabeller och få hjälp med att generera formelkolumnförslag. Det går även att få Excel att visa insikter i diagram och Pivot-tabeller och markera var de mest intressanta delarna av datan finns. För att använda Microsoft 365 Copilot i Excel navigerar du till fliken “Start” och väljer “Copilot” i menyn. Sedan är det bara att sätta igång och få hjälp med att analysera data.

Vad kostar Copilot?

Microsoft 365 Copilot kräver en licens för Microsoft 365 E3 eller Microsoft 365 E5, samt en licens för Microsoft 365 Copilot. Det är alltså en tilläggstjänst (add-on) med ett pris på $30 USD per användare och månad. Från och med mitten av januari 2024 finns inte längre inköpskravet på minst 300 licenser, utan alla verksamheter har möjlighet att köpa licenser styckvis.

Vad är ansvarsfull AI?

Att utveckla och distribuera AI-system på ett säkert, tillförlitligt och etiskt sätt är en viktig del av all AI-utveckling. Således blir detta även viktigt vid användningen av Microsoft 365 Copilot. Det kan handla om att identifiera riskerna med tekniken. Det går till exempel att proaktivt analysera hur vi människor kommer att påverkas av AI-tekniken. Här jobbar leverantörerna med att skapa processer och rutiner för att undvika att vi människor och våra samhällen drabbas av negativa konsekvenser av AI.

Många leverantörer har utvecklat en ansvarsfull AI-standard. Även Microsoft har ett ramverk för att skapa AI-system. Enligt detta förhåller de sig till sex principer när de utvecklar AI-teknik:

• Rättvisa
• Tillförlitlighet
• Säkerhet
• Sekretess
• Säkerhet
• Inkludering
• Transparens
• Ansvarsskyldighet

Behöver du hjälp med Microsoft 365 Copilot?

Det finns mycket osäkerhet kring vad det kommer innebära att köpa och aktivera Microsoft 365 Copilot. Det finns också en generell rädsla för att släppa lös AI-tekniken. Vi tror att det kan vara bra att få stöd och guidning med vissa delar.

Investeringar i AI

Det är viktigt att ha koll på licensförutsättningarna. Har du ett avtal som du kan köpa Microsoft 365 Copilot-licenser på? Det är också viktigt att ta reda på om det finns tillräckligt mycket värdepotential i att nyttja Microsoft 365 Copilot-licenserna. De stora frågorna som ni måste ställer er: Hur ska vi fördela licenser när de är så dyra? Vilka bör ha Copilot och vilka bör inte ha det? Här kan det handla om att först bygga ett business case och löpande arbeta med kostnadskontroll och se över och korrigera vilka som har licenserna och nyttjar dem, eller har behov men saknar licensen. En annan vanlig fråga som uppstår är hur man bäst tilldelar licenser. Här gäller det att skapa en genomtänkt och enkel metodik, då det troligtvis kommer uppstå behov av att justera vilka som tar del av licenserna.

AI-kultur och förändring

För att skapa trygghet och en säker användning av Microsoft 365 Copilot blir det viktigt med tydliga riktlinjer kring vad man får och inte får göra, så kallade do’s & don’ts. Det gäller att göra det enkelt för användarna av AI att tänka på vilken data och dokumentation man låter Copilot analysera, samt vilken data som Copilot faktiskt har tillgång till. Det blir i sammanhanget viktigt att introducera verktyget Copilot till de nya, potentiella användarna på ett genomtänkt sätt. Det är ett helt nytt sätt att arbeta på, så det kommer krävas mycket förändringsledning och förändringskommunikation, samt utbildning. Vi kan också förvänta oss att tekniken kommer fortsätta utvecklas och förändras ofta, något som kommer kräva löpande förändringsledning och utbildning för att lyckas få full effekt från investeringarna.

Säkerhet och AI

Det som kanske diskuteras mest är hur vi ska göra oss redo att släppa lös AI i våra interna miljöer. Vad finns det för risker med detta utifrån ett datahanteringsperspektiv? Vi behöver framförallt arbeta med att säkerställa hur det står till på tenantnivå med permissions och policies.

Vi behöver också förhålla oss till vilken säkerhet och vilket dataskydd vi eftersträvar samt säkerställa att vi även genom AI upprätthåller vår livscykelhantering av data. Vi vill inte dela mer än vad vi behöver, något som kallas “att undvika överdelning”. Här kan vi jobba med sensitivity labels men även se över våra rutiner för retention kopplat till detta. Äldre data kommer ge inaktuella insikter från Copilot och då får vi inte ut den fulla potentialen.

Vi behöver också förhålla oss till vilka gränser vi har satt upp för Compliance och om vår data lagras inom eller utanför EU, då detta påverkar hur vi kan använda Copilot. Att ha koll på sin data blir en ännu viktigare sanitetsfaktor om ni ska få ut full effekt av Microsoft 365 Copilot.

AI Infrastruktur

I Azure Active Directory behöver man förbereda så att tilltänkta Copilot-användare har ett Azure Active Directory-konto som ger access till Microsoft 365-appar och tjänster som ska fungera med Copilot, inklusive Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, Outlook, Loop med mera. Utöver detta behöver användarna även placeras i ”Current Channel”, som innebär att de får tillgång till nya funktioner så tidigt som möjligt.  

Som med all annan infrastruktur kopplad till Microsoft 356 och molnet gäller det att följa de rekommendationer och principer som finns kring hur vi sätter upp nätverksförhållanden mellan användare, tjänster och data. Eftersom stora mängder data ska analyseras och hanteras behöver vi ha en optimerad uppsättning för att få bra effekt av AI-tjänster som Copilot. Till exempel kan Quality of Service (QoS) behöva vara uppsatt för vissa nätverksflöden som är känsliga ur ett kvalitetsperspektiv. Även WebSockets behöver avblockeras från användarens enhet för att Copilot ska fungera. För att sedan få Copilot att leverera över flera applikationer samtidigt, vilket är en av de stora fördelarna, behöver Teams-plugins aktiveras med hjälp av permission policies för användarapplikationer.

Allt processande som Copilot gör använder sig av de interna Azure OpenAI-tjänsterna som finns i er tenant. Alltså används inte de externa OpenAI-tjänster som ni kanske känner igen från ChatGPT. Med de interna Azure OpenAI-tjänsterna slussas och fördelas de LLM-förfrågningar (Large Language Model) ni gör till det närmaste datacentret i regionen eller till andra regioner beroende på tillgänglig kapacitet under den specifika perioden samt nyttjandegrad. Ingen användardata skrivs utanför användarens ”hemmaregion”.  

Semantic Index i samband med Microsoft 365 Copilot är en funktion som nyttjar avancerad AI-teknik för att förstå och bearbeta språk och data. Genom att använda maskininlärning och naturlig språkförståelse (Natural Language Processing, NLP) kan Semantic Index identifiera och skapa förståelse för betydelsen bakom text och dokument. Det här utgör alltså en viktig del i att få Copilot att förstå, för att sedan kunna hjälpa användare att snabbt hitta information, skapa sammanfattningar, föreslå relevanta kodsnuttar, dokument eller andra resurser inom Microsoft 365-tjänsterna. Genom att analysera och förstå språkligt innehåll och dess kontext kan Semantic Index hjälpa era användare att hitta och tillämpa relevant information på ett mer effektivt och kraftfullt sätt.

Det är även relevant att aktivera så kallde ”in-product prompts” för att skicka ”in-app highligts” för att berätta för användare var de kan hitta och använda Copilot-funktioner.

Dessutom finns möjligheter att utöka Copilots tillgång till data genom Graph connectors som du kan sätta upp mot externa resurser.

Produktivitet och utveckling med AI

Det finns enorma möjligheter att förbättra din produktivitet med hjälp av Microsoft 365 Copilot. Det kan till exempel handla om att lägga mindre tid på sådant som vanligtvis innebär manuellt handhavande eller manuellt sök. Du kommer kunna hitta saker lättare och snabbare, dina möten kan bli mer effektiva med stöd av summeringar, anteckningar, tasks och liknande. Du kan få hjälp med att analysera och summera dina mejl. Du kan få hjälp med att skapa ett första utkast på content, eller färdigställa och finjustera ett content utifrån ett eller flera tidigare dokument. Du kan få hjälp med att designa grafiskt material och bildmaterial. Utöver allt detta kan du få hjälp med att analysera tillgänglig data i din tenant.

Copilot är till för alla typer av roller, men har setts ge störst effekt inom HR, Marketing, Försäljning, IT och Ekonomi.

Utifrån de första studierna anger 87% av användarna av Copilot att de blir mer produktiva och 79% att de kan fokusera på viktigare uppgifter. Genom detta uppger även 79% att de kan fortsätta hålla igång sitt arbetsflöde, 69% att de kan fokusera på mer tillfredställande arbetsuppgifter istället för mindre lustfyllda aktiviteter.

Framförallt uppger 81% att man lägger mindre tid på att hitta rätt information och hela 94% att  man upplever det som lättare att komma igång med det där första utkastet. 96% skulle bli besvikna om de inte längre hade tillgång till Copilot, 83% skulle inte vilja jobba utan Copilot igen och hela 47% anger att tillgång till Copilot skulle påverka deras val av arbetsgivare.  

Att utveckla applikationer och flöden är något som förväntas kunna accelerera med hjälp av AI. Microsoft 365 Copilot kommer att erbjuda förslag på kodning, men kommer inte själv vara ett ”low code/no code-verktyg". Det gör däremot att man som användare kan få stöd med att skriva enklare kod snabbare och mer noggrant. Framförallt kommer detta hjälpa de användare som inte är professionella utvecklare men arbetar inom Microsofts ekosystem och behöver hjälp med kodning. Vi kommer även se dedikerade Copilot-uppsättningar för just Microsoft Power Apps.