2019-01-01
Villes Produktivitetstips – Spara tid med Excel
Exceltips | Det finns otaliga genvägar i Excel som sparar massor med tid och energi! Här är några tips och trix att börja nya året med!
En inte så väl bevarad hemlighet är att Excel gillar mönster och försöker hjälpa dig när den tror sig hitta ett. Du kan t.ex. skriva Januari i en cell, markera cellen och sedan ta tag och dra nere i högra hörnet på cellen så fortsätter Excel med månadsnamnen.
Det här fungerar utmärkt på siffror, datum och liknande!
Jag använder den här funktionen senare i exemplen för att kopia celler i rader eller kolumner.
För fortsatta exempel har jag fyllt lite rubriker runt månaderna. Vi ska generera budget per månad för 4 regioner.
Innan vi börjar fylla i tabellen vi just skapat skapar jag en separat tabell för de olika regionerna och hittar på att vi ska fördela vår budget per antal anställda inom respektive region. Det här kan vara något helt annat, antal datorer, skrivbord, lastbilar, procentuell andel lön eller något helt annat. För exemplet vill jag bara att regionerna inte ska ha en lika stor del av budgeten.
För att skapa procentkolumnen ser ni formeln till höger. Det viktiga är dollartecknen i ”Summa”-formeln. Genom att använda $ framför 4 och 7 låser vi formeln när den kopieras, så att den inte ändras. L4 som står först har inget dollartecken och ändras därför till L5 när jag kopierar formeln en rad nedåt.
Nu tar vi regionens andel av budgeten och lägger in i tabellen genom formeln nedan.
Vi hittar på att vår budget sprids ut såhär per månad på året. Det enda viktiga nu är att summan blir 100%.
I cellen där Januari och Region 1 möts skriver vi följande formel för att se hur stor del av region 1’s budget som ska täckas i Januari.
Problemet nu är att när vi kopierar formeln till nästa rad byter formeln just rad. Vi tar nu 8% av januaribudgeten istället för helårets budget!
Det här löser vi genom dollartecken. Genom att sätta ett dollartecken framför C säger vi åt Excel att formeln inte får lämna kolumnen C, däremot får den byta rad för framför radsiffran finns inget dollartecken.
För den andra delen av ekvationen sätter vi dollartecknet framför radsiffran istället för kolumnbokstaven. På så vis får formeln byta kolumn, men inte rad.
Den här gången när vi kopierar formeln stannar beräkningen precis där vi vill ha den!
Och det fungerar i båda riktningarna. När vi drar åt sidan byter inte procenten kolumn men det gör däremot totalbudgeten för regionen.
Det är 48 celler i matrisen nedan. Alla räknas ut på rätt sätt bara genom att sätta dollartecken i formeln och vi får rätt formel i rätt cell på loppet av några sekunder!
Nu räknar vi ut summan av alla regioners budget per månad.
Vi använder bara summa-funktionen och slår ihop alla rader. Kopiera formeln nedåt så följer referenserna i formeln med rad för rad.
Låt oss nu av någon besynnerlig anledning anta att vi absolut vill ha 50 000 000 kr i aprilbudgeten. Det saknas 2 000 000 där. Och vi vill nå dit genom att öka totalbudgeten, inte ändra några procentenheter per månad.
Det här är ett typiskt jobb för målsökning som du hittar under fliken Data!
Markera den cell som ska ändras, i vårt fall 48 000 000 kr. Fyll i det önskade värdet, i vårt fall 50 000 000 kr. Markera sedan cellen som Excel ska ändra på för att uppnå resultatet.
När vi tryckt på OK räknar Excel ut det nya värdet utifrån hur cellerna hänger ihop. Det spelar ingen roll att vi själva vid det här laget knappt kommer ihåg hur cellerna räknas ut i relation till varandra.
Vi gör en kontrollkolumn! Det är av yttersta vikt att vi vet om vilka månader som region 2 och 4 tillsammans understiger 7 500 000 kr och där region 1 dessutom slutar på exakt 7 kr. Det kan vi uppnå med formeln ”OCH” eller på ”AND” på engelska.
I formeln nedan, som avskiljs med semikolon för argumenten, säger vi först att Region 2 och 4 är lägre än 7 500 000 kr, sedan säger vi att tecknet längst till höger i region 1 är ”7”. Om båda dessa argument är sanna kommer cellen säga ”Sant” och om något av de inte stämmer står det istället ”Falskt”.
=AND(E21+G21<7500000;RIGHT(D21;1)=”7″)
Eftersom att den texten är jättetråkig kan vi byta styra den genom att lägga in den förra formeln i en IF-sats (eller OM-sats, på svenska). Kopiera den förra formeln rakt av och lägg in den som den logiska kontrollen i IF-satsen. Sen fyller vi bara i vad vi vill visa om argumenten är sanna respektive falska.
=IF(AND(E21+G21<7500000;RIGHT(D21;1)=”7″);”Sanningsenligt”;”Lögnaktigt”)
Jag hoppas att du lärt dig åtminstone 1 nya sak som du har nytta av och som framförallt sparar dig tid nu under det nya året!
Relaterade inlägg
Vill du vara säker på att inte missa något
Som du märker brinner vi för att dela med oss av våra erfarenheter, nyttiga lärdomar och spaningar ut i exosfären. Se till att följa vårt nyhetsbrev eller vårt flöde på Linkedin så du inte missar något.