The art of Power BI Report Designing

Att kalla det för färg och form…

Att säga att den som jobbar med Power BI Report Design jobbar med färg och form, är ett snabbt och smidigt sätt att beta av en presentationsrunda, där alla får ett ungefärligt hum om vad man tar med sig till bordet. Mer ett sätt att beskriva vilket resultat kunden eller konsument kommer uppleva. Effekten av insatsen. Men, det är ett gediget arbete bakom kulisserna för att det ska bli rätt och riktigt, och bidra till användarupplevelsen på ett sådant vis att en Power BI-rapport upplevs pålitlig, lättbegriplig och som det superverktyg det är. Färg och form är en del av det, javisst, men låt mig glänta lite på locket till min låda med byggstenar i processen.

För att mitt arbete ska bli bra behöver jag, precis som vilken utvecklare som helst, lära känna kunden och förstå målbilden. Mitt arbete börjar med att analysera kunden – inte datan.

VEM ska använda rapporten?

Att förstå sig på sin målgrupp och sin publik är A och O. Det påverkar hela designen, uppbyggnaden och hur rapporten ska paketeras. En beslutsfattare, styrelseledamot eller aktieägare har helt andra behov gentemot en analytiker, en ekonom eller servicedesktruppen.

VAD ska de använda rapporten till?

Är syftet att övervaka en process? Är det för följa en utveckling? Vill man lyckas hitta nya insikter? Eller vill man bara ha en snabb överblick? Se aktuella värden?

HUR ska rapporten användas?

Vad har målgruppen för kunskapsnivå? Hur mycket behövs förtydligas eller förklaras? Hur tar de till sig infon? Hur komplext ska, eller inte, rapporten byggas upp? Ska den konsumeras på en dator inne på kontoret, på en skärm i entrén, på en läsplatta ute på fältet eller funka i mobilen på bussen på väg till jobbet? Kanske måste man bygga flera olika rapporten, eller skapa undersidor, eller lägga till en Dashboard. Kanske är det också så att viss info inte ska nås av alla. Publiken kan variera i det oändliga.

VILKEN nytta ska rapporten göra?

Genom att förstå vad kunden vill veta och vad de kommer göra med den infon vi kan ta fram kan vi bygga den bäst anpassade rapporten. Visualiserar vi det bäst genom en graf, eller genom att presentera en siffra? Hur ser de bäst det de behöver se? Och hur rangordnar det de vill se? Det vi behöver lyfta fram mest ska placeras bäst och det ska vara lätt att hitta den information man söker, då gör rapporten bäst nytta.

VILKET är syftet?

Den här frågan ska kunna besvaras genom hela rapporten och inte bara gällande rapporten i sig. Vilket syfte uppfyller varje visuellt objekt? Varför har vi valt att visa just det och på just det viset? Vilka ageranden ska det vi visualiserat driva fram? Vi kan fylla en hel rapport och lyfta fram alla data som finns, men vad har vi då uppnått för syfte och hur har vi förenklat för kunden att se på sin data på ett enklare sätt? Troligtvis inget alls. Att bygga designen på ett kundanpassat sätt är att hitta de värden som är intressanta, skapa beräkningar utifrån dem och på så vis hitta, och lyfta fram, insikterna som finns i datan.

På min LinkedIn gjorde jag i julas en serie på temat ”Storytelling with data” – kika in där om du vill förstå lite mer hur jag arbetar med de här stegen.

När allt detta är gjort – Då (!) kommer vi till färg och form, vilket är minst lika viktigt för hur rapporten ska mottas och upplevas. Men, vi kan inte klä på en dåligt skapad rapport, som inte fyller sin funktion, en massa tjusiga färger och tro att den kommer göra sitt jobb genom att vara snygg. Power BI Report designing handlar om så mycket mer än bara färg och form.

Färg och form är minst lika intressant. Och jag kommer skriva mer om det i framtida blogg-inlägg. För det finns en helt egen låda med byggstenar även i den processen. Jag ser fram emot att glänta på locket även till den för er.

På återhörande!