Produktiva möten

Många möten börjar i mailform. Man bollar saker fram och tillbaka och efter en stund säger någon: ”Vet ni vad? Vi bokar ett möte och reder ut detta”.
Genom att trycka på ”Svara med möte” skapas en mötesinbjudan, lägger med alla som är med i dialogen som deltagare och lägger in all historik från mailkonversationen.

https://findtime.microsoft.com/
Nästa steg är att hitta en tid som passar för alla deltagare. Inte alltid det enklaste!
Om ni har ett internt möte inom organisationen, eller har valt att dela tillgänglighet med ett annat bolag, kan FindTime föreslå tider som till synes verkar lediga i allas kalendrar.
Så varför inte bara använda schemaläggningsassistenten?
Jo för att FindTime kan hantera flera förslag samtidigt!

Utifrån deltagarnas kalendrar visas tillgängliga starttider nedan. Välj en eller flera tider.

Jag ska inte gå in i detalj för FindTime utan du kan läsa mer på länken ovan eller kika på videoklippet här nedan. I korta drag ponerar vi att vi väljer 3 tider i listan ovan och mötesinbjudan skickas ut till alla deltagare. Tiderna blockeras i min kalender för att visa att jag skickat ut just förslag dessa tider, men när alla deltagare har röstat väljs automatiskt den tid som fungerar bäst och de andra mötena rensas från min kalender igen.

Vi lever i en digital och mobil värld. Även om vi faktiskt tänkte träffas för just det här mötet vet man aldrig vad som kan ske när det väl är dags! Ursäkter kan variera från att man måste hämta på dagis till att jag glömde bort och idag hade jag tänkt jobba hemifrån. Det tar ungefär 3 sekunder att lägga till en Skype eller Teams-länk i ditt möte. Lägg till en och låt dina deltagare välja själva om de vill vara med fysisk eller över länk.
Du trycker bara på någon av dessa knappar inuti din mötesinbjudan för att lägga till all nödvändig information åt dina deltagare.

För mer info om skillnaden mellan Skype och Teams, hör gärna av dig till mig eller någon av mina kollegor så berättar vi mer!
Det finns även en hel del matnyttigt på den här hemsidan: http://skypeandteams.fasttrack.microsoft.com/

Vissa väljer att skriva sina mötesprotokoll i Word. Jag vet faktiskt inte varför, men jag tänker att det antingen beslutades för 15 år sedan och det vore förenat med livsfara att göra på andra sätt än så som vi alltid gjort tidigare eller också använder man Word för att OneNote ännu är obeträdd mark.
Jag hoppas att ni förstår varför efter att ha sett några små enkla steg nedan.
I din mötesbokning kan du välja att koppla in mötesanteckningar på knappen nedan. Du får två val: Dela anteckningar med mötet eller Gör egna anteckningar.

Det som skiljer valen ovan är att ”Dela anteckningar…” lägger in en länk direkt i mötet som deltagarna kan klicka på för att komma direkt till OneNote-anteckningssidan. Där kan alla skriva anteckningar på ett och samma ställe.
Väljer du att göra egna anteckningar syns ingen sådan länk.
Ska ni ha ett möte med en leverantör och de ska inte komma åt era anteckningar? Du kan fortfarande lägga med anteckningar som delas med mötet, för leverantören kommer inte nödvändigtvis åt OneNote-anteckningsboken men det förenklar för dina medarbetare som direkt kan hitta mötets anteckningsyta.

Väl inne i OneNote får du automatiskt grundinformation från din mötesbokning. Du kan se vad mötet heter, när det hålls, vart det hålls och under ”Visa” kan du få fram alla deltagare eller möteshistoriken från inbjudan.

Vill du hellre använda en mall för att få ditt protokoll mer prydligt går det alldeles utmärkt! Jag rekommenderar då att först upprätta OneNote-sidan utifrån en mall och därefter koppla ihop sidan med ditt möte direkt från OneNote.
Det gör du på knappen ”Mötesinformation” högst uppe till höger inuti OneNote. Mallarna hittar du under fliken Visa.

Bredvid Mötesinformation kan du även skicka ut dina anteckningar som ett mail. Med den här knappen skapas ett mail, alla deltagarna i mötet hamnar automatiskt som mottagare av mailet, innehållet på sidan packas ihop inuti mailet och överst får du en länk som dina mottagare kan följa tillbaka in i OneNote

Blir du ofta bjuden på möten utan bakgrundsinformation eller agenda? Börja tacka nej och be organisatören återkomma när du vet varför du ens ska gå på mötet!

Det finns en fantastisk funktion i Officepaketet. Den fungerar såväl i Word som i Outlook och den heter ”Autotext”. Det är den här funktionen som gör att du kan skriva ordet ”Den” och sedan Enter för att få in dagens datum i ett mail eller ett dokument.
För att skapa Autotext skriver du din mall, t.ex. inuti Word eller i ett tomt mail. Du kan ha med olika format, färger, storlekar eller bilder. Markera alltsammans när du är klar. Medan allt är markerat klickar du på fliken ”infoga” och väljer ”Snabbdelar samt Autotext. Det du väljer att döpa din autotext till är det ord som kommer trigga att den läggs in. Jag har t.ex. valt Möte och när jag skriver det ordet föreslår den att klistra in min standardmall. På så vis går det snabbt att få in grundlig information varje gång och en annan viktig del av detta är att jag som organisatör måste tänka efter i förväg varför vi ska ha mötet, vad det syftar till och därmed varför alla deltagare behöver vara med.

Bakgrund/Syfte
Mötet syftar till att
Förväntad utkomst från mötet är att

Agenda
•
• Övrigt