Power BI Insiktsrapporter

Inom Altitude 365 har vi sen årsskiftet 2019 startat ett eget affärsområde för Onboarding och Adoption. Vi ser att det är nästa naturliga steg för Microsofts molntjänster. Våra kunder har landat bra i den tekniska plattformen och även om vi alltid hjälpt till med onboardingen och anammandet av tjänster är det dags att riktigt kavla upp ärmarna och satsa på området rejält!

Under mina år på Altitude 365 har jag jobbat mycket med datadrivna insikter, inte minst när det gäller onboarding och adoption hos kunder. Det har tidigare primärt skett som punktinsatser dock. Vi har kört workshops och inför mötet har jag sammanställt information från nyttjanderapporterna som vi sedan resonerat kring och tagit fram åtgärdsplaner från. Här gör vi en rejäl uppryckning genom att lansera våra 2 insiktsrapporter som hämtar data varje dag och som därför går att köra som en tjänst istället för som en engångsaktivitet:
• Cloud cost management
• Usage Adoption

I och med att man som organisation kliver över till Microsofts molntjänster i Microsoft 365 öppnar sig en hel rad med nya behov och frågeställningar. Vem ska ha vilken licens? Hur många ska vi ha? Behöver vi köpa flera eller har vi tillräckligt? Vem ska betala för vad?

Med vår Cloud Cost Management-rapport får man många av dessa svar serverade på ett silverfat! Vi tar avstamp i översikten där man ser hur mycket pengar som läggs på Microsoft 365 licenser per månad och övergripande mot vilka olika nycklar (bolag, avdelning, land och chef). Här kan man bilda sig en övergripande uppfattning om fördelning och kostnader. På de 2 efterföljande sidorna hittar vi olika typer av sammanställningar av informationen från katalogtjänsten (Azure AD). Syftet med dessa flikar är att du ska kunna städa upp och få en så enhetlig miljö som möjligt. Något som är ett krav för att du sedan ska kunna lita på kostnadsfördelningen.
Inom Microsoft 365 används dessutom all den här informationen som ditt nya digitala visitkort, så det är extra viktigt att informationen stämmer! Håll muspekaren över ett konto i Teams så ser du tillexempel mer information om en viss person.

Du kan även se vad som står om dig själv och andra i Delve. Gå in på https://eur.delve.office.com/ och klicka på dig själv i menyn till vänster.

OK, med ett städat AD kan vi börja titta på kostnadsfördelningen i rapporten! Vi kan tillexempel filtrera ut alla användare vi är intresserade av genom filtren högst upp i rapporten och sedan markera enskilda licenser för att se vilka som har den licensen eller inom vilken kombination av licenser som just denna förekommer. Det här är väldigt praktiskt för att t.ex. hitta kombinationer som kan utökas med fler licenser vilket i sin tur håller nere antalet kombinationer (vilket är enklare att förvalta).
Det blir också mycket enkelt att hitta konton som är fellicensierade, kanske för att de saknar en tilläggslicens som det beslutats om att alla ska ha eller för att ni ser hur ett konto har för många licenser mot var som borde behövas.
Du kan också hitta kombination som används av många användare. I dessa fall kan det vara fördelaktigt att skapa ett standardpaket av dessa licenser och tilldela dem automatiskt utifrån ett regelverk!

Under Licens-nyttjande visar vi även de licenser som inte är tilldelade till någon person. På det här viset får man en snabb bild över de potential som ni har i er organisation. Säg exempelvis att ni har 10 otilldelade project-licenser. Ett ypperligt tillfälle att utföra en POC mot den där avdelningen som ville förbättra sina projektarbeten!
För organisationer som har ett så kallat EA-avtal är det en intressant flik för att säkerställa så dyrare licenser är tilldelade, så att man får ut maximal effekt av sin investering.
För organisationer med ett så kallat CSP-avtal är den här fliken intressant eftersom att du kan avyttra de licenser som du ändå inte använder och därigenom spara pengar!
Är du osäker på genom vilket avtal du köper dina licenser eller vill veta mer om CSP, kontakta vår säljavdelning så hjälper de dig mer än gärna med alla dina frågor!

Under fliken för licens – Matrisfördelning listar vi just en stor matrisfördelning av alla licenser och summerade kostnader i olika nivåer. Man kan sortera på Land, Ort, Bolag och avdelning. Det går att kombinera dessa eller se på de enskilt. Det är t.ex. relevant att slå isär avdelningen ”Försäljning” om det finns flera avdelningar med namn under flera olika bolag, men det kan vara lika intressant att veta hur stor summa och antal licenser som nyttjas av just Försäljningsavdelningarna.

Varför ska man jobba med Adoption och varför har vi byggt en rapport för detta?

I princip alla organisationer som går över till Microsoft 365 upptäcker ganska snart att det stora (och roliga!) arbetet börjar först efter att man har den tekniska plattformen på plats. Det är nu man verkligen kan börja skörda frukten av sitt arbete och börja utvinna värde genom effektiviserade processer och arbetssätt. Verktygen är på plats, de underhålls automatiskt men det gör ju just ingen skillnad om alla fortsätter jobba som tidigare.
Den adaptiva farthållaren till bilen som automatiskt håller avståndet till bilen framför är förträfflig men bara om du vågar lita på den och använder den. Här kan man räkna PPA värde! PPA står för Pris per användning (eng PPU, Price per use). Låt oss säga att du köper en T-shirt för 99 kr och en för 499 kr.
Under de kommande 2 åren använder du din dyrare T-shirt hela 50 gånger, men den billigare T-shirten var mest givande att köpa och inte fullt lika tillfredsställande att bära, så den har du bara använt 8 gånger under samma period.
Den billigare tröjan har därför ett PPA värde på 12,3 kr (det har kostat 12,3 kr att använda tröjan per tillfälle). Den dyrare tröjan kostar däremot bara 9,98 kr per tillfälle den använts.
På samma sätt kan vi bedöma Microsofts 365 tjänster. Om du köper den största licensen, Microsoft 365 E5, och enbart använder epost så är det en tämligen dyr affär! Om du däremot använder Teams, klassificerar information (automatiskt i vissa fall), får en enormt säker inloggning med riskbaserad kriterieinloggning och mycket mer, så blir licensens PPA-värde i många fall lägre än om du skulle köpt en billigare licens.

OK, det här var många ord för att bara säga att om värdet du fåt ut av en tjänst överstiger kostnaden för tjänsten är det en bra affär.
Vem vill inte göra en bra affär?

Det här är anledningen till att vi tagit fram Altitudes Usage Adoption-rapport! Vi har massor med information om nyttjande i Office 365 men utan att först förädla informationen och tolka den ger den inget större värde.
Vi har tagit våra erfarenheter och kvantifierat dem i rapportens olika uträkningar och antaganden!
Låt oss titta närmare!

Landningssidan – här börjar vi!
Det första man möts av i rapporten är en filtersida. Här ställer man in rapportövergripande filter, dvs sånt som gäller i hela rapporten! Det kan t.ex. vara så att vi enbart vill driva adoption mot ett av bolagen, utvalda avdelningar eller mot vissa orter.

Med filtren på plats kommer vi till en översiktssida som ger oss just det. En översikt över mognadsgraden hos verksamheten. I vilken grad används de olika tjänsterna inom Office 365 och hur står de sig mot varandra?
Vi har räknat fram en mognadsgrad i en skala mellan 0-5 vilket gör att du kan jämföra OneDrive med Teams exempelvis, trots att dessa tjänster är helt olika varandra!

Under Org – Överblick visar vi olika delar av organisationen och dess mognadsgrader. Syftet är bland annat för att vi vill kunna återanvända kunskaper som redan finns i verksamheten. Låt oss t.ex. säga att vi har 3 olika lageravdelningar inom samma verksamhet. De är på 3 helt olika nivå i Teams-användning! En använder knappt Teams alls medan en annan använder Teams massor. Genom att sätta ihop representanter från de olika avdelningarna kan vi med färre resurser centralt driva adoptionfrågan och använda personer som redan kommit igång med produkten och som dessutom redan arbetar med liknande uppgifter!
Ett kraftullt sätt för oss att involvera de anställda samtidigt som vi återanvänder kunskap som vi redan har inom bolaget!

Under Org-Inaktivtet visas vi löpande konton som under 30 senaste dagarna inte använt något alls i sin licens! De har inte läst ett mail, inte besökt en SharePoint-site, inte skickat ett meddelande i Teams… ja du fattar. De är helt enkelt helt digitalt stillastående.
Här har vi 2 val:
• Onboarda användare
• Städa bort licenserna

Att onboarda personen innebär att vi tar med dem ombord på tjänsteskeppet. Tjänsten börjar användas och PPA-värdet stärks! Det här är som regel det önskvärda scenariot!
Vi pratar inte om att bli produktiva än, det kommer senare. I det här steget handlar det om att introducera användaren till tjänsten på en grundläggande nivå.
Ett alternativ är att plocka bort licensen från användaren. Det här är relevant i många avseenden! Det

Åtgäder – Överblick
På den här fliken har vi samlat ihop förslag på åtgärder för att driva olika typer av Onboarding och Adoption-engagemang.
Här kombinerar vi grader av nyttjande hos användare och bedömer sedan kombinationer för att föreslå åtgärder.
Ett exempel är användare som nyttjar Teams i webb eller via installerad klient i datorn, men inte via mobilen. Föreslagen åtgärd blir att hjälpa användaren igång med just Teams i mobilen. Det borde vara lika självklart som att man vill ha epost i mobilen.
Åtgärderna uppdateras månadsvis och är alltid skapade på ett sånt sätt att de självsaneras om ni åtgärdar dem. I exemplet ovan försvinner användare som börjat använda mobiltelefonen för Teams eftersom de inte längre är inaktiva.

Championsfliken listar de användare som för någon tjänst uppnått mognadsgrad 5.0!
Det är våra potentiella champions, eller ambassadörer, för Office 365.
Molntjänster förändras hela tiden, därför är det inte en framkomlig väg att hela tiden upprätta nya pilotgrupper för små uppdateringar. Här vill man som regel istället upprätta ett Championsprogram med innovativa personer i verksamheten som kan hjälpa till att driva utvecklingen.
Rapporten hjälper oss filtrera ner listorna över potentiella kandidater!

Nivå – Överblick
Det finns mycket mer rapporten kan visa och jag ställer gärna upp för en demo över ett Teams-möte. För att avsluta bloggposten ska vi titta närmare på den här fliken bara.
Under Nivå – Överblick kan vi se samma sak som under översikten i början, men här kan vi ställa in egna filter. Det här är relevant eftersom vi nu kan ställa in inställningar för en baseline och sedan mäta framgången i ett adoptionprojekt. Vi kan exempelvis rikta in oss mot en målgrupp. Låt oss säga att målgruppen består av en viss ort, men bara användare med Office 365 E3-licenser och vi exkluderar 2 avdelningar. Då kan vi ställa in rapporten på att enbart visa oss den målgruppen och deras mognadsgrad för perioden. Låt oss ponera att mognadsgraden som bäst vari 2.0 för Teams och SharePoint kombinerat. Vi önskar öka mognadsgraden till 2.5 inom 6 månader och kan nu använda rapporten för att månad för månad rapportera framgång till styrgruppen och för att verifiera att vi nått vårt mål efter avslutat projekt.

Vill du veta mer?
Mer information om rapporterna hittar du på vår marknadsplats!
Du kan såklart alltid kontakta mig eller någon av mina kollegor så berättar vi mer och/eller visar en demo.