Microsoft Viva – så ökar du chansen att lyckas

Microsoft Viva består idag av flera moduler som tillsammans kan optimera medarbetarnas upplevelse och bidra till en bättre arbetsmiljö. Vi märker att många organisationer nu börjar testa Viva-modulerna för att se vilken skillnad de kan göra för medarbetare.

Att komma igång med licenser och testning av Microsoft Viva är tekniskt ganska enkelt. Men det är viktigt att förstå vad som krävs för att lyckas med en Viva-pilot, PoC eller liknande. Det är också viktigt att bestämma vem som bör "äga" de olika Viva-initiativen, eftersom fokus är så pass varierande och det inte alltid handlar om teknik. IT måste självklart alltid vara involverad i Microsoft Viva-initiativ, men det är långt ifrån alltid IT som bär huvudansvaret.  

Vi har även sett att det krävs flera olika teknikinsatser för att få igång Viva-modulerna. För de flesta modulerna är dessutom förändringsledning en större insats än teknik. För att tydliggöra detta har vi delat in Viva-modulerna och visar vilken insats som ger störst chans att lyckas:  

Låt oss ta två exempel för att förklara skillnaderna i teknik- och förändringsledningsinsatser: 
 

1. Viva Insights:
   

   En modul som ger användare en överblick över sin egen digitala hälsa och välbefinnande, samt verktyg för att förbättra produktiviteten genom att identifiera smartare arbetsmönster. De  ger också chefer och ledare möjlighet att analysera hela organisationens digitala arbetssätt och identifiera trender. Insatser: För att komma igång med den avancerade modulen för chefer och ledare krävs en hel del kompetens inom business intelligence. Förändringsledningsinsatserna är relativt små för att börja använda modulen, men de nya insikterna från Insights kan leda till stora förändringar i arbetsrutiner för medarbetarna, vilket i sin tur kräver förändringsledning. 

2. Viva Learning:

   En modul som ger tillgång till utbildningsresurser och möjlighet att skapa och hantera innehåll för att förbättra lärande och utveckling av medarbetare. Insatser: För att komma igång med Viva Learning krävs en relativt liten teknisk insats för att integrera med en befintlig Learning Management System (LMS) -plattform. Det kräver dock relativt mycket förändringsledning för att få medarbetarna att använda Viva Learning och införa nya arbetssätt för lärande, vilket i sin tur ofta bör involvera HR.   

Baserat på flera Viva-piloter som vi har varit drivande i tillsammans med våra kunder är det viktigt att ha en plan för i vilken ordning man introducerar de olika Viva-modulerna till organisationen. Alla moduler hänger ju ihop och introduceras de i fel ordning kan man missa en del synergieffekter.   

I detta sammanhang är det viktigt att även analysera behov, potentiellt affärsvärde samt den insats det krävs för att för komma igång och som alltid är det mest logisk att börja med "lågt hängande frukter” = liten insats, stort affärsvärde.  

Microsoft Viva är ett spännande område som är viktigt att förstå och se möjligheterna med för att kunna skapa ett skönare arbetsliv.   

Förklaring av aktuella (annonserade) Microsoft Viva moduler:  

1. Viva Connections: en centraliserad plats för medarbetarna (läs intranät) att få tillgång till företagets information, nyheter och verktyg, samt möjlighet att anpassa sin egen arbetsplats.

2. Viva Insights: en modul som ger användare en överblick över sin egen digitala hälsa och välbefinnande samt verktyg för att förbättra produktiviteten genom att identifiera smartare arbetsmönster. Det ger även möjlighet för chefer och ledare att analysera hela organisationens digitala arbetssätt och identifiera trender.

3. Viva Learning: en modul som ger tillgång till utbildningsresurser och möjlighet att skapa och hantera innehåll för att förbättra lärandet och utvecklingen av medarbetare.

4. Viva Topics: en modul som använder artificiell intelligens för att automatiskt organisera och kategorisera företagets information, vilket gör det lättare för medarbetarna att hitta och använda relevant information.

5. Viva Amplify: en modul för kommunikationsavdelningen för central hantering av kommunikation till medarbetare i olika kanaler. Viva Amplify hjälper till med att sprida ett centralt budskap i olika kanaler och även visa statistik på hur många som har läst kommunikationen.

6. Viva Goals: en lösning för hantering av mål och nyckelresultat, även kallar Objective Key Results (OKR), som hjälper dina team att jobba enligt organisationens strategiska målsättning.

7. Viva Engage: modulen bygger på Yammer och sammanför erfarenheter, gemenskaper, öppna konversationer i relevanta digitala nätverk för medarbetare på tvären av organisationen, affärsenheter och avdelningar.

8. Viva Sales: modulen är utformad för att hjälpa säljare att minska onödig kontextväxling och manuell datainmatning. Det samlar de program säljaren arbetar med dagligen – CRM (än så länge Salesforce och Dynamics 365), Microsoft 365 och Microsoft Teams – för att ge en mer strömlinjeformad och AI-drivet stöd i försäljningsprocessen.    

Läs mer om Viva här