Framtidens arbete och kontor efter pandemin

Observationer från konferensen ”Framtidens Kontor och arbetssätt”

Endagskonferensen Framtidens Kontor och Arbetssätt arrangerades av Ability Partner för tionde året i rad. Vi var 60 åhörare på plats i World Trade Center och 120 personer deltog från distans. En riktig hybridkonferens således och sannolikt en fingervisning om hur många konferenser kommer att genomföras framöver.

Arbetsplatsstrategen Heléne Lidström från Healthy Business är moderator under dagen och inleder även med sitt expertanförande om framgångsrik förändringsledning. Hon berättar att hennes bok om flexibla arbetsplatser, som släpptes för 5 år sedan, säljer bättre nu än vad den tidigare gjort.

Det var mycket intressanta föredrag och diskussioner på konferensen och här har jag summerat mina 6 viktigaste observationer

1. Viktiga observationer och lärdomar om arbetssätt från pandemin

Många har forskat om och studerat hur vi har jobbat under pandemin. På konferensen presenterades en rad resultat från olika studier:

• De flesta av oss upplever att vi blir mer produktiva och att vi får ihop livspusslet bättre när vi jobbar hemifrån och slipper resa
• Samarbete, innovation och kreativitet hämmas när vi inte träffas fysiskt. Vi har gått från stuprör till sugrör där samarbetet med de allra närmaste har blivit mycket tätare
• De flesta vill jobba hemifrån ungefär hälften av tiden, innan pandemin var samma siffra en halvdag i veckan
• Skrivborden var belagda endast 30% av arbetstiden innan pandemin och efter pandemin förväntas de vara upptagna 10-15% av tiden.
• Kontoren behövs fortfarande men de måste möta de nya behoven

2. Ta faktabaserade beslut om hur ni vill jobba efter pandemin

Experterna Jonas Falk och Jonas Hurtigh Grabe från Strategisk Arkitektur respektive Veldhoen + Company menar att det har varit mycket tyckande och gissande kring kontor och arbetssätt efter pandemin. Vissa trycker på Office First och andra på att man inte ska ha något kontor alls. Det är farligt att ta beslut när man inte vet.

Det man faktiskt vet är att medarbetarna (på 40.000 skandinaviska kontor) inte befann sig mer än i snitt 47% på kontoret innan pandemin och frågan är om det verkligen kommer bli ännu mindre nu. Är det så klokt att dra ner innan man har fått detta verifierat?

3. Lärdomar om hur man ska inreda kontor som folk trivs i

Leesman-rapporter och andra analyser visade hur ett bra designat kontor bör vara. Här är ett urval av huvudkonklusionerna:

• Att bara avpersonifiera skrivborden är dåligt. Det måste vara flexibelt med hög variation.
• Man måste ge valmöjlighet och valfrihet då alla människor är olika. One size does NOT fit all.
• Man måste kunna erbjuda lugn och ro på kontoret med exempelvis många smårum.
• Öppna miljöer måste kunna stödja normal samtalston inklusive digitala möten.
• Hemmabeteendet tas med till kontoret - man stänger gärna in sig i ett rum när man har digitalt möte.
• Se kontoret som en stadsmiljö; vissa saker kan ligga bredvid varandra och andra bör hållas avskilt.
• Kontoren behöver snarare mer yta för att möta behoven kring till exempel samarbetsytor, inspelningsstudios, town halls, cykelgarage, omklädningsrum samt att mindre resande gör att man i stället är mer på kontoret.
• Tänk hållbarhet för såväl byggnad som inredning och människor. Det finns både pengar, miljö och hälsa att spara.
• Öka de naturliga inslagen på kontoren som växtväggar och inomhusträdgårdar då naturen ger en positiv påverkan på människan, både psykiskt och fysiskt.
• Vill man att medarbetarna ska komma tillbaka måste man ha ett bra kontor. Det behöver vara värt resan dit likt en trestjärnig restaurang i Michelinguiden.

4. Insikter om hur vi vill jobba efter pandemin

Atrium Ljungberg har tillsammans med strategiföretaget Hint och arkitektbyrån Studio Stockholm genomfört det hittills mest omfattande insiktsarbetet I Sverige för att sätta fingret på hur vi vill arbeta efter corona och vilka konsekvenser det får för kontorsutformning i praktiken. 1 000 medarbetare och 200 vd:ar har tillfrågats och nyckelresultaten var följande:

• Vi kommer gå från aktivitetsbaserade kontor till relationsbaserade där det sociala sammanhanget ställs i centrum.
• Att träffas fysiskt blir kvalitetstid som måste optimeras med rätt rum, tid och agenda.
• Arbetsplatsen blir som ett ”hälsopalats” där hälsa och välmående blir viktigare aspekter än någonsin. Microsoft Israel nämns som exempel där man byggt sitt kontor efter The Healthy Mind Platter.

Rapporten lanserades i sin helhet med ett webinar den 13:e oktober som du kan titta på här. Rapporten finns att ladda ner här.

5. Praktiska lärdomar om förflyttningen till flexkontor från ett urval av svenska bolag

Under dagen får vi även ta del av ett antal intressanta praktikfall från vitt skilda organisationer som Länsförsäkringar, Skolinspektionen, Täby Kommun och Spotify som alla gjort förändringsresan till olika former av flexkontor. Några gemensamma nämnare var:

• Involvera verksamheten tidigt och fråga hur de vill jobba
• Att låta medarbetarna få välja själva varifrån de vill jobba och hur ofta i den mån det är möjligt
• Vikten av en tydlig projektorganisation
• Pandemin har varit både en framgångsfaktor och en utmaning
• Pragmatiska förhållningssätt med olika riktlinjer för olika avdelningar - gör det som passar bäst
• Testa och vidareutveckla kontinuerligt

6. Det digitala måste hänga ihop bättre med de fysiska aspekterna

Siemens presenterade sin lösning för smarta kontor, appen Comfy, där medarbetarna enkelt kan hitta både kollegor, ändamålsenliga rum, lediga skrivbord och parkeringsplatser. Man kan även få individanpassad belysning och temperatur.

Microsoft pratar bland annat lösningar för hybrida mötesrum samt hur analysverktygen Viva Insights och Workplace Analytics kan hjälpa organisationer och medarbetare att må bättre digitalt.

Summering

En viktig observation från konferensen är att man nu behöver få alla delar att hänga ihop mycket bättre än tidigare där det digitala skapar en helhet tillsammans med arbetssätt och alla fysiska aspekter på arbetsplatserna. Vi har alla levt i en till nästan 100% digital arbetsplats under pandemin och denna måste vi ta vara på nu när kontoren öppnas igen och designas på nya sätt. Det kan vara i form av bättre optimerad utrustning och inredning i mötesrummen, helt nya typer av mötesrum och ytor och mätning av hur lokalerna blir använda. Viktiga frågor man måste fråga sig är bland annat:

• Hur kan vi skapa samma förutsättningar i hybrida arbetssätt när folk möts både digitalt och fysiskt?
• Hur kommer cheferna att trivas i detta hybrida arbetssätt?
• Hur kan vi medvetet inreda våra kontor både i den fysiska- och i den digitala dimensionen så att det ger mening för och balans för alla typer av medarbetare?

Just nu finns det en unik chans att börja på nytt och försöka att designa ett bättre arbetsliv för alla. Dock måste man ha en öppen dialog om att man kanske inte har alla svar och är villig att prova sig fram och göra om när man inte lyckas. Altitude 365 & Uclarity jobbar just med för en handfull kunder som vågar tänka nytt för att aktivt inreda digitalt och fysiskt i symbios för ett skönare arbetsliv.