Etablering av Governance Center of Excellence för Microsoft 365

Majoriteten av verksamheter i Sverige har redan implementerad hela eller delar av Microsoft 365 och har skapat ett starkt beroende till funktioner och tjänster i plattformen. Men utmaningen är att få fram värdet för verksamheten genom en strukturerad och aktuell förvaltning i linje med verksamhetens behov.

Exobe har skapat ett koncept kallat Microsoft 365 Governance Center of Excellence (GCoE) för att underlätta styrningen och förvaltningen av molntjänster för att säkerställa att användningen är säker, effektiv och överensstämmer med best practices. Konceptet inkluderar en serie riktlinjer, processer, verktyg och resurser som är utformade för att hjälpa organisationer att upprätthålla en hög nivå av dataskydd, säkerhet och regelefterlevnad.

Exobe har etablerad en strukturerad process för etablering och lansering av ett GCoE för M365. I denna blogg kommer vi att beskriva innehållet i steget ”Förvaltningsforum”.

Steg för etablering av GCoE

Etablering Förvaltningsforum

Första steg innefattar etableringen av tre förvaltningsforum på strategisk-, taktisk-, och operativ nivå. Dessa forum ansvarar för att skapa rätt förutsättningar för användning av molntjänsterna och säkra verksamhetsnytta samt efterlevnad av regulatoriska och säkerhetsmässiga krav.

För att säkerställa en god användarupplevelse och stabil driftmiljö för Microsoft 365, jobbar forumen enligt evergreen förvaltningsrutiner med tydliga roller, ansvar och processer som är integrerade med existerande förvaltningsrutiner i en tvärfunktionell organisation, där olika avdelningar eller funktionella områden samarbetar i gemensamma förvaltningsforum.

Styrningsprocesserna i GCoE är inte avsedda att ersätta alla befintliga förvaltningsprocesser (som till exempel Change-, Incident-, Release-processen) i IT-organisationen, utan kompletteras och integreras vid behov.  Detta säkerställer en effektiv och smidig lösning för förvaltning och styrning av molntjänster.

Exobe har vidareutvecklat detta koncept baserat på erfarenheter från en rad implementationer i olika organisationer och rekommenderar en tvärfunktionell uppsättning för GCoE för att uppnå ett brett perspektiv, ökad samverkan, ökat ansvarstagande samt bättre beslutsunderlag.

Fördelarna med en tvärfunktionell organisation är följande:

1. Breddat perspektiv: Genom att inkludera representanter från olika funktioner i styrningsgruppen får man en bredare syn på M365-användningen och dess potential för att stödja verksamhetsbehov.
2. Ökad samverkan: Genom att samarbeta tvärfunktionellt kan man öka samverkan och samordning mellan funktioner, vilket kan leda till en mer effektiv och samordnad användning av M365.
3. Ökat ansvarstagande: Genom att involvera representanter från olika funktioner i styrningsgruppen kan man öka ansvarskänslan och engagemanget för M365-användningen.
4. Bättre beslutsunderlag: Genom att samla in information och åsikter från flera funktioner kan man få en mer heltäckande bild av M365-användningen och ta bättre beslut om styrning och förvaltning.

Genom att använda Microsoft 365 Governance Center of Excellence (GCoE) och implementera en tvärfunktionell styrningsgrupp kan organisationer säkerställa en effektiv och säker förvaltning i alla dimensioner samtidigt som man kan maximera dess fördelar för verksamheten.

I kommande blogginlägg kommer vi gå djupare in på hur man går tillväga för att genomföra en tjänstekartläggning med syfte att definiera ägandeskap av alla aktiva tjänster i Microsoft 365 plattformen.