Bra digitala mötesrum på kontoret

Ligger det på ditt ansvar eller i ditt intresse att ha väl fungerande digitala mötesrum på kontoret när vi åter får tillgång till våra mötesplatser/kontor? Det är just så vi behöver se det, att alla mötesrum behöver vara anpassade för digitala möten. Ta tillfället i akt och kategorisera vilka typer av rum det finns behov av på din arbetsplats. Säkerställ att ni har en plan för hur era mötesrum skall användas, fungera och driftas. Vad som skall införskaffas till vilka typer av rum, hur det skall sättas upp, supporteras och uppdateras. Vi rekommenderar alla organisationer till att hitta sina ”Typ-rum”.

Varför?

• Ökad demokrati i organisationen, det blir rummets storlek som styr vilken utrustning det skall vara inte vilket kontor det är. Minskar klyftorna mellan huvud- och lokalkontor.
• Organisationer som har valt typ-rum har nöjdare användare eftersom användarna snabbt lär sig hur rummen fungerar och när man skall välja vilket rum.
• Det blir snabbare att beställa nya rum om man redan har en rumsstandard. Leverantören/Installatören känner till vad som skall beställas och hur det skall sättas upp.
• Det blir lättare att förutspå kostnader och konkurrensutsätta leverantörer om man har valt sin egen standard. Lättare att skapa interna modeller vid exempelvis intern hyra av mötesrum.
• Förenklar vid flytt eller byte av utrustning, produkter kan återanvändas.
• Underlättar vid uppdateringar och eventuell support då ansvarig lär sig hur utrustningen supporteras.

Vad är då typ-rum?

Baserat på vilken typ av möten man har i organisationen och utifrån hur många mötesrum som finns i dag och går att lägga till skapa en plan för sina mötesrum. Man kan till viss del utgå från historiken men vi behöver också inse att vi nu kommer behöva fler mötesrum och framför allt fler mindre mötesrum. Eftersom vi kommer fortsätta att arbeta både på kontor och hemifrån så behöver fler som sitter på kontoret kunna möta hemarbetarna i digitala möten. Många möten med kunder, leverantörer och partners som innan pandemin gjordes fysiska, blev under pandemin digitala, de kommer även fortsättningsvis vara digitala – förmodligen både från kontoret och hemmet. Här är exempel på hur behoven skulle kunna se ut. Det kan givetvis skilja sig mellan olika organisationer. Vissa kan behöva större rum eller mer komplexa rum som även de kan ”typ-rumifieras”.

Fokus rum – ett litet rum att antingen sitta själv och arbeta i när kontorslandskapet känns för stökigt, lätt att koppla upp datorn och få tillgång till en större skärm, rummets ljud, mikrofon och ström i en och samma kabel. Rummet skall även fungera för mindre möten lokalt eller distans med upp till max 3 deltagare i rummet. Litet digitalt mötesrum – ett något större rum för upp till fyra personer. I rummet finns dedikerad utrustning för videomöten. Rummet går att boka eller använda ad hoc, med hjälp av en knapptryckning på rummets panel så är du med i det digitala mötet. Medelstort digitalt mötesrum - rum för upp till sex personer. I rummet finns dedikerad utrustning för videomöten. Rummet går att boka eller använda ad hoc, med hjälp av en knapptryckning på rummets panel så är du med i det digitala mötet. Stort digitalt mötesrum - rum för upp till åtta personer. I rummet finns dedikerad utrustning för videomöten. Rummet går att boka eller använda ad hoc, med hjälp av en knapptryckning på rummets panel så är du med i det digitala mötet. Kreativa rummet – varierande storlekar. Rummet är möblerat med möjlighet till att röra sig lätt från sittande till stående. Deltagarna i rummet kan samarbeta på en digital skärm innehållande även ljud och kamera för att kunna samarbeta med distansdeltagare som antingen sitter i andra mötesrum eller från sin hemarbetsplats. Mobila mötesvagnen - för utrymmen där det inte finns installerad mötesteknik eller om man vill investera i en digital White board och vill kunna nyttja den i olika rum. När behoven är satta är det dags att se över rummets förutsättningar. Är rummet anpassat för digitala möten gällande akustik och ljus? Vidare, hur skall rummet möbleras, behöver möblemanget ses över? Därefter rummets teknik, vilken utrustning behövs, hur skall det installeras, supporteras och underhållas? Vill du och dina kollegor också slippa bli kallsvettiga över tanken att koppla upp dig till videomöte i ett mötesrum? Hör av dig till oss på Exobe så hjälper vi er att jobba bättre tillsammans oavsett plats!