3 ödesdigra misstag vi gjorde när vi skaffade Teams

Microsoft Teams har potentialen att revolutionera hur vi jobbar och samarbetar. Men om det är något vi lärt oss av tidigare revolutioner i världshistorien, så är det att de inte alltid gör saker och ting bättre. Här är tre vanliga misstag som Johan Hurtig ofta ser vid utrullningen av Teams i olika organisationer.

1. Stegvis utrullning
Vi börjar med att rulla ut begränsad funktionalitet, oftast möten och chatt. Först senare lanserar vi "team i Teams". Tanken är god men slutresultatet blir också ett chattbaserat Teams-användande som är svårt att hämta hem i efterhand.

En bättre lösning vore att rulla ut full funktionalitet till en mindre del av verksamheten och tillsammans upptäcka utmaningar och identifiera arbetssätt som kan ligga till grund för utrullning på bred front.

2. “When all you have is a hammer, everything looks like a nail”
Teams beskrivs ofta som den enda lösningen på tidigare mejlkaos. Det kan bidra till bra ”buy-in”, men blir i många fall bara en förflyttning av problemet. Allt vi tidigare gjorde per mejl, det vill säga det mesta, ska nu göras i Teams. Internmejl tas som intäkt för att vi ännu inte ”kommit igång”. Team skapas för precis allt, vilket innebär att de flesta av oss är med i alldeles för många team. Här finns en stor risk att vi ger upp och fortsätter chattandet enligt ovan.

För att undvika detta krävs en tydligare kartläggning av vad som ska användas till vad. Vad spelar exempelvis mejlen för roll vid sidan av Teams? Här är också Viva Engage (tidigare Yammer) superintressant som ett komplement och botemedel mot alldeles för många team.

3. Fokus på teknik framför metodik
Vi överskattar behovet av teknikutbildning och underskattar behovet av principer och metodik. Här också friskt påhejade av en uppsjö utbildningskonsulter som kallar just sin knapptryckningskurs för något i stil med "Jobba smartare med Teams". Utan en röd tråd eller vision om ett nytt arbetssätt blir det svårt att få kunskapen att fästa. Och om den väl gör det vet vi inte hur vi ska tillämpa den.

Kombinationen av mindre utrullning och tydligare kartläggning enligt ovan lägger sannolikt många av de här pusselbitarna på plats. Vad som behövs mer är tålamod och tid. Processer, beteenden och arbetssätt tar lång tid att förändra och här har vi ofta alldeles för bråttom.

Vill du ha hjälp med systematisk implementering av Microsoft Teams för att få full utväxling av din investering?  Hör av dig!